From 9171c487aed96ed3dbb3e65983770eb61f0ddc5e Mon Sep 17 00:00:00 2001 From: Faegheh <59620602+faeghehmohammadian@users.noreply.github.com> Date: Sun, 13 Apr 2025 20:57:21 +0100 Subject: [PATCH 1/7] Update and rename How to Ask Questions or Talk about Topics in Operation Decision Making Meetings --fa.md to Process for Raising Questions or Topics in Operational Meetings --fa.md MIME-Version: 1.0 Content-Type: text/plain; charset=UTF-8 Content-Transfer-Encoding: 8bit تا ابتدای شرح جزئیات --- ...ns or Topics in Operational Meetings --fa.md} | 16 ++++++++-------- 1 file changed, 8 insertions(+), 8 deletions(-) rename processes/documents/{How to Ask Questions or Talk about Topics in Operation Decision Making Meetings --fa.md => Process for Raising Questions or Topics in Operational Meetings --fa.md} (82%) diff --git a/processes/documents/How to Ask Questions or Talk about Topics in Operation Decision Making Meetings --fa.md b/processes/documents/Process for Raising Questions or Topics in Operational Meetings --fa.md similarity index 82% rename from processes/documents/How to Ask Questions or Talk about Topics in Operation Decision Making Meetings --fa.md rename to processes/documents/Process for Raising Questions or Topics in Operational Meetings --fa.md index 4b19666d..b1005f9b 100644 --- a/processes/documents/How to Ask Questions or Talk about Topics in Operation Decision Making Meetings --fa.md +++ b/processes/documents/Process for Raising Questions or Topics in Operational Meetings --fa.md @@ -1,24 +1,24 @@ -# فرآیند نحوه مطرح کردن سوالات یا موضوعات در جلسات تصمیم‌گیری عملیاتی +# فرآیند مطرح‌کردن سوالات یا موضوعات در جلسات تصمیم‌گیری عملیاتی ## مقدمه -هر هفته در برنامه CS Internship، منتورها در جلسه‌ای با نام «جلسه تصمیم‌گیری عملیاتی» گرد هم می‌آیند تا در مورد وظایفی که در طول هفته گذشته بر عهده داشته‌اند، گزارش مختصری ارائه دهند. همچنین در این جلسات، مشخص می‌گردد که هر کدام از شرکت‌کنندگان چه وظایفی را ممکن است در طول هفته بعد بر عهده داشته باشند. در این برنامه، به فاصله زمانی یک هفته‌ای بین جلسات تصمیم‌گیری عملیاتی، «اسپرینت» گفته می شود. در حال حاضر چندین جلسه عملیاتی، به شکل موازی در قالب تیم‌های مختلف برگزار می‌شود. +در برنامه CS Internship، منتورها هر هفته در جلسه‌ای با عنوان «جلسه تصمیم‌گیری عملیاتی» گرد هم می‌آیند. در این جلسات، منتورها گزارشی کوتاه از وظایف انجام‌شده در هفته گذشته ارائه می‌دهند و وظایف احتمالی هفته پیش رو نیز مشخص می‌شود. فاصله زمانی میان این جلسات یک هفته است و در برنامه با عنوان «اسپرینت» شناخته می‌شود. -در طول هر هفته، ممکن است هر یک از شرکت‌کنندگان در هر کدام از جلسات عملیاتی، در حین انجام وظایف خود با مشکلات و ابهاماتی مواجه شود. یا اینکه ایده‌های جدیدی برای انجام وظایف خود داشته باشد. هر کس بنا به ضرورت یا نیازی که دارد، می‌تواند این دست موضوعات را در جلسه عملیاتی مطرح کند. همه منتورها در فرآیند پاسخ‌گویی به این دست سوالات یا موضوعات، می‌توانند نقش موثری نسبت به رفع ابهامات فرآیندهای موجود و یا ایجاد فرآیندهای جدید ایفا کنند. +در طول هر اسپرینت، ممکن است شرکت‌کنندگان هنگام انجام وظایف با ابهامات، مشکلات یا حتی ایده‌های جدید مواجه شوند. بسته به نیاز، هر فرد می‌تواند این موارد را در جلسه عملیاتی مطرح کند. همه منتورها در این جلسات نقش فعالی در پاسخ‌گویی به سوالات، رفع ابهامات، و حتی تعریف فرآیندهای جدید دارند. -در ادامه این مستند به نحوه مطرح کردن موضوعات در جلسات تصمیم‌گیری عملیاتی می‌پردازیم. +در این مستند، نحوه مطرح‌کردن این‌گونه موضوعات در جلسات تصمیم‌گیری عملیاتی توضیح داده می‌شود. ## مخاطب -مطالعه این مستند برای همه اعضای برنامه CS Internship که ممکن است نیاز داشته باشند تا سوال یا موضوعی را درجلسات عملیاتی مطرح کنند، ضروری است. بنابراین تمام افراد شرکت‌کننده در جلسات تصمیم‌گیری عملیاتی لازم است درباره فرآیند مطرح‌کردن موضوعات در جلسات عملیاتی، اطلاعات کسب کنند تا بتوانند آن را به درستی انجام دهند. هم‌چنین مطالعه این مستند می‌تواند برای افرادی که علاقه‌مند هستند درباره شیوه اجرای این فرآیند از برنامه CS Internship اطلاعاتی داشته باشند نیز مفید است. +مطالعه این مستند برای تمامی اعضای برنامه CS Internship که ممکن است نیاز داشته باشند سوال یا موضوعی را در جلسات تصمیم‌گیری عملیاتی مطرح کنند، ضروری است. بنابراین، تمام شرکت‌کنندگان در این جلسات باید با فرآیند مطرح‌کردن موضوعات آشنا باشند تا بتوانند آن را به درستی انجام دهند. همچنین، این مستند می‌تواند برای افرادی که علاقه‌مند به آشنایی با شیوه اجرای این فرآیند در برنامه CS Internship هستند، مفید باشد. ## معرفی موضوع -برای پیش‌برد برنامه CS Internship در راستای اهداف خود، فرآیندهای متفاوتی طراحی شده‌اند. برای انجام شدن هر کدام از این فرآیندها، وظایف مختلفی تعریف شده است. هر هفته در جلسه تصمیم‌گیری عملیاتی، هرکدام از کارآموزمنتورها، دستیارمنتورها و منتورهای برنامه، انجام یک یا چند وظیفه را بر عهده می‌گیرند تا در طول هفته بعد انجام دهند. یکی از اهداف برگزاری این جلسات، بررسی وضعیت وظایف محول شده به هر یک از شرکت‌کنندگان است. برای کسب اطلاعات دقیق‌تر از نحوه برگزاری جلسات تصمیم‌گیری عملیاتی می‌توانید به مستندهای «[شرکت در جلسات تصمیم‌گیری عملیاتی](https://mehransystems.sharepoint.com/:b:/s/CSInternship/EfpWNg7NNjJDh8UKVeYp5CoBkToRGyU0OTbGLpysxikNDA?e=iebatC)» و «[استاندارد مدیریت جلسات تصمیم‌گیری عملیاتی](https://mehransystems.sharepoint.com/:b:/s/CSInternship/Ecaf3cwnyQ1Mg0MkqEf1LAkBlGsfH3FqaB6S9gUfJF3q5A?e=vHBdpW)» مراجعه کنید. +برای پیشبرد برنامه CS Internship، فرآیندهای مختلفی طراحی شده است که هرکدام وظایف خاص خود را دارند. در هر جلسه تصمیم‌گیری عملیاتی، اعضای برنامه از جمله کارآموزمنتورها، دستیارمنتورها و منتورها مسئول انجام وظایفی در هفته بعد می‌شوند. این جلسات یکی از اهدافشان بررسی وضعیت وظایف محول شده به اعضا است. -در طول هر هفته ممکن است هر یک از اعضای برنامه، در انجام وظایف خود با سوالات یا ابهاماتی درباره اجرای هر کدام از مکانیزم‌ها، فرآیندها و سیاست‌های برنامه مواجه شود. این سوالات و ابهامات می‌توانند به عنوان یک موضوع باز برای جلسات تصمیم‌گیری عملیاتی در نظر گرفته شوند. هم‌چنین ممکن است برای بهبود و اصلاح فرآیندها و مکانیزم‌های موجود در برنامه، ایده‌ها و نظراتی به عنوان دغدغه مطرح گردند. هر یک از این موضوعات می‌تواند در جلسه تصمیم‌گیری عملیاتی مطرح ‌شوند. همه کسانی که در جلسه عملیاتی حضور دارند، می‌توانند با توجه به شرایط جلسه، در پاسخ‌گویی به موضوعات مطرح شده مشارکت کنند. +اگر در طول هفته، اعضا با سوالات یا ابهاماتی مواجه شوند یا ایده‌هایی برای بهبود فرآیندها داشته باشند، می‌توانند آن‌ها را به عنوان موضوعات باز در جلسات مطرح کنند. هدف از این فرآیند، رفع سریع مشکلات و ابهامات و انجام اصلاحات لازم در فرآیندها است. -هدف از جمع‌آوری و مطرح کردن این دست موضوعات این است که به مشکلات یا ابهامات ایجاد شده در انجام وظایف محول شده، در سریع‌ترین زمان ممکن پاسخ داده شود و اصلاحات لازم در فرآیندها با سرعت بیشتری انجام پذیرد. +برای کسب اطلاعات دقیق‌تر از نحوه برگزاری جلسات تصمیم‌گیری عملیاتی، می‌توانید به مستندهای «[شرکت در جلسات تصمیم‌گیری عملیاتی](https://mehransystems.sharepoint.com/:b:/s/CSInternship/EfpWNg7NNjJDh8UKVeYp5CoBkToRGyU0OTbGLpysxikNDA?e=iebatC)» و «[استاندارد مدیریت جلسات تصمیم‌گیری عملیاتی](https://mehransystems.sharepoint.com/:b:/s/CSInternship/Ecaf3cwnyQ1Mg0MkqEf1LAkBlGsfH3FqaB6S9gUfJF3q5A?e=vHBdpW)» مراجعه کنید. ## شرح جزئیات From 02cb87bea0ac7922e5ddebe210098d99e303d387 Mon Sep 17 00:00:00 2001 From: Faegheh <59620602+faeghehmohammadian@users.noreply.github.com> Date: Mon, 14 Apr 2025 10:28:04 +0100 Subject: [PATCH 2/7] Update Process for Raising Questions or Topics in Operational Meetings --fa.md update all document --- ... or Topics in Operational Meetings --fa.md | 109 ++++++++++++------ 1 file changed, 73 insertions(+), 36 deletions(-) diff --git a/processes/documents/Process for Raising Questions or Topics in Operational Meetings --fa.md b/processes/documents/Process for Raising Questions or Topics in Operational Meetings --fa.md index b1005f9b..394c6ba0 100644 --- a/processes/documents/Process for Raising Questions or Topics in Operational Meetings --fa.md +++ b/processes/documents/Process for Raising Questions or Topics in Operational Meetings --fa.md @@ -22,13 +22,13 @@ ## شرح جزئیات -موضوعاتی که در جلسات تصمیم‌گیری عملیاتی مطرح می‌شوند، می‌توانند شامل تمام سوالات یا دغدغه‌هایی باشند که منتورها در حین انجام تسک‌های خود در طول اسپرینت با آنها مواجه می‌شوند. هم‌چنین این دست موضوعات می‌توانند شامل اطلاع‌رسانی در مورد ایجاد یا به‌روزرسانی یک فرآیند باشند. بنابراین، هر موضوعی مربوط به فرآیندها، مکانیزم‌ها و سیاست‌های برنامه، می‌تواند توسط یکی از شرکت‌کنندگان در این جلسات، فارغ از اینکه در کدام سطح از سطوح منتوری قرار دارد مطرح شود. هر کدام از منتورها بنا به ضرورت موضوع، می‌توانند روش‌های مختلفی را برای مطرح کردن موضوع خود انتخاب کنند. برای مثال می‌توانند به صورت مستقیم سوالات خود را از منتورها بپرسند، یا می‌توانند سوالات خود را در گروه تلگرامی منتورها مطرح کنند و یا می‌توانند آنها را در جلسه عملیاتی مطرح کنند. در ادامه به صورت خاص، به مطرح کردن موضوعات در جلسات تصمیم‌گیری‌ عملیاتی پرداخته می‌شود. +موضوعاتی که در جلسات تصمیم‌گیری عملیاتی مطرح می‌شوند، می‌توانند شامل تمام سوالات، ابهامات یا دغدغه‌هایی باشند که منتورها در حین انجام تسک‌های خود در طول اسپرینت با آن‌ها مواجه می‌شوند. همچنین این موضوعات می‌توانند شامل اطلاع‌رسانی‌هایی درباره ایجاد یا به‌روزرسانی یک فرآیند نیز باشند. به‌طور کلی، هر مسئله‌ای مرتبط با فرآیندها، مکانیزم‌ها یا سیاست‌های برنامه می‌تواند در این جلسات توسط هر یک از شرکت‌کنندگان، صرف‌نظر از سطح منتوری آن‌ها، مطرح شود. -از آنجایی که جلسات عملیاتی ساختار مشخصی برای اداره شدن دارد، نیاز است افرادی که قصد مطرح کردن سوالات و دغدغه‌های خود را در جلسات عملیاتی دارند، این موضوعات را به صورت منظم و ساختاریافته در جایی ثبت کنند. این کار کمک می‌کند تا مدیر جلسه عملیاتی کنترل بهتری بر اوضاع جلسه داشته باشد و فرصت مناسبی را به هر کدام از موضوعات اختصاص دهد. همچنین این کار باعث می‌شود تا موضوعات به صورت موثر مطرح و پاسخ داده شوند. +هر منتور می‌تواند بسته به نوع و ضرورت موضوع، روش مناسبی را برای مطرح‌کردن آن انتخاب کند. برای مثال، ممکن است موضوع را به‌صورت مستقیم با سایر منتورها در میان بگذارد، در گروه تلگرامی منتورها مطرح کند، یا آن را به‌عنوان یک موضوع رسمی در جلسه تصمیم‌گیری عملیاتی مطرح نماید. در این مستند، تمرکز بر نحوه طرح موضوعات در جلسات تصمیم‌گیری عملیاتی خواهد بود. -به همین منظور، فرآیندی طراحی شد که در جلسات عملیاتی، مدیر جلسه، ضمن رسیدگی به گزارش هفتگی منتورها در مورد کارهای انجام شده در طول اسپرینت و برنامه ریزی اسپرینت آینده، فضایی برای گفت‌وگو و مطرح کردن دغدغه‌ها و اطلاع‌رسانی‌ها به صورت زنده نیز فراهم کند. این فضا کمک می‌کند تا انتقال اطلاعات به صورت موثرتر انجام شود. +با توجه به اینکه این جلسات دارای ساختاری مشخص برای اداره شدن هستند، ضروری‌ست افرادی که قصد دارند سوالات یا دغدغه‌های خود را در این جلسات مطرح کنند، موضوعات خود را به‌شکلی منظم و ساختاریافته ثبت نمایند. این کار به مدیر جلسه کمک می‌کند تا کنترل بهتری بر روند جلسه داشته باشد و بتواند زمان مناسبی را به هر موضوع اختصاص دهد. همچنین، این شیوه باعث می‌شود موضوعات به‌صورت مؤثرتر و شفاف‌تر مطرح و بررسی شوند. -فرآیند جمع‌آوری و مطرح کردن موضوعات دارای مراحل ذیل می باشد که این مراحل در ادامه شرح داده خواهند شد. +بر همین اساس، فرآیندی طراحی شده است تا مدیر جلسه، ضمن رسیدگی به گزارش‌های هفتگی منتورها و برنامه‌ریزی اسپرینت آینده، فضایی برای گفتگو درباره دغدغه‌ها و اطلاع‌رسانی‌های زنده فراهم کند. این فضا به بهبود کیفیت انتقال اطلاعات و افزایش اثربخشی گفت‌وگوها کمک می‌کند. - [فرآیند نحوه مطرح کردن سوالات یا موضوعات در جلسات تصمیم‌گیری عملیاتی](#فرآیند-نحوه-مطرح-کردن-سوالات-یا-موضوعات-در-جلسات-تصمیمگیری-عملیاتی) - [مقدمه](#مقدمه) @@ -46,30 +46,60 @@ ### ایجاد صفحه موضوعات باز برای اسپرینت جدید -مدیر جلسه، صفحه موضوعات باز هر اسپرینت را در OneNote و در بخش [Open Topics](https://onedrive.live.com/view.aspx?resid=A9B215A332F3E600%21392628&id=documents&wd=target%28Team%20Operations%2FMeetings%2FOpen%20Topics.one%7C3E383320-7159-45AB-8B7C-37B212E2410D%2F%29) اسپرینت عملیاتی ایجاد می‌کند. مدیر با کلیک بر روی دکمه Add Page، یک نسخه از قالب صفحه موضوعات باز اسپرینت عملیاتی ایجاد می‌کند. مدیر جلسه این کار را قبل از برگزاری جلسه عملیاتی و همزمان با آماده سازی بورد Azure (ایجاد بک‌لاگ‌های مختلف) برای اسپرینت جدید انجام می‌دهد. در تصویر ۱، قالب صفحه موضوعات باز قابل مشاهده است. +مدیر جلسه موظف است پیش از برگزاری جلسه عملیاتی و هم‌زمان با آماده‌سازی بورد Azure (ایجاد بک‌لاگ‌های مربوط به اسپرینت جدید)، صفحه‌ی «موضوعات باز» را برای اسپرینت جدید در OneNote ایجاد کند. این صفحه در بخش [Open Topics](https://onedrive.live.com/view.aspx?resid=A9B215A332F3E600%21392628&id=documents&wd=target%28Team%20Operations%2FMeetings%2FOpen%20Topics.one%7C3E383320-7159-45AB-8B7C-37B212E2410D%2F%29) مربوط به اسپرینت عملیاتی قرار می‌گیرد. -صفحه‌ی کپی شده عنوان پیش فرضی دارد که مدیر اسپرینت باید عبارت‌های قرار گرفته در داخل قلاب‌ها {} را با توجه به شماره اسپرینت جدید و تیم عملیاتی، به‌روز کند. برای مثال مدیر اسپرینت عملیاتی اسپرینت ۱۸۱، بعد از بررسی تسک‌های منتورها بر روی برد اژر اسپرینت ۱۸۰، تسک‌های اسپرینت پیشِ‌رو یعنی اسپرینت ۱۸۱ را بررسی می‌کند. مدیر جلسه پس از پایان یافتن بررسی تسک‌ها، وان نوت برنامه را باز می‌کند.‌ سپس از قسمت مربوط به اسپرینت عملیاتی، صفحه مربوط به موضوعات باز اسپرینت عملیاتی۱۸۰ مربوط به تیم خود را باز و بررسی می‌کند. بعد از تمام شدن اسپرینت عملیاتی،‌ مدیر اسپرینت وظیفه دارد ستون مربوط به وضعیت و خلاصه نتایج هر موضوع را در مقابل آن کامل کند و صفحه مورد نظر را به قسمت Open Topic Archive منتقل کند. +برای این کار، مدیر جلسه از دکمه‌ی Add Page در OneNote استفاده می‌کند و یک نسخه از قالب صفحه‌ی موضوعات باز اسپرینت عملیاتی را کپی می‌کند. تصویر ۱، نمونه‌ای از این قالب را نشان می‌دهد. + +صفحه‌ی جدید دارای عنوان پیش‌فرضی است که شامل عباراتی در داخل {} می‌باشد. مدیر جلسه باید این بخش‌ها را متناسب با شماره اسپرینت جدید و نام تیم عملیاتی به‌روزرسانی کند. + +برای مثال، مدیر اسپرینت عملیاتی اسپرینت ۱۸۱، پس از بررسی تسک‌های منتورها در برد Azure اسپرینت ۱۸۰، اقدام به بررسی تسک‌های مربوط به اسپرینت پیشِ‌رو یعنی ۱۸۱ می‌کند. سپس، وان‌نوت برنامه را باز کرده و از بخش مربوط به اسپرینت عملیاتی، صفحه‌ی موضوعات باز اسپرینت ۱۸۰ (مربوط به تیم خود) را مرور می‌کند. + +در پایان اسپرینت، مدیر جلسه باید ستون‌های مربوط به وضعیت نهایی و خلاصه‌ی نتایج هر موضوع را در مقابل آن کامل کرده و سپس صفحه‌ی مربوطه را به بخش Open Topic Archive منتقل کند. ![image](https://github.com/zahra-ahangari/cs-internship-spec/assets/29492005/1a7b16b8-adee-431f-9fac-cc1d2ffaf8ed) تصویر ۱. قالب صفحه موضوعات باز -### ثبت موضوعات در صفحه موضوعات باز اسپرینت جاری +### ثبت موضوعات در صفحه‌ی موضوعات باز اسپرینت جاری + +منتورهای برنامه **CS Internship** ممکن است در طول اسپرینت با سوالات، دغدغه‌ها یا نیازهایی برای اطلاع‌رسانی عمومی مواجه شوند. برای مطرح‌کردن این موضوعات، منتورها می‌توانند از روش‌های مختلفی استفاده کنند، مانند: + +- پرسش مستقیم از منتورهای برنامه +- طرح موضوع در گروه تلگرامی منتورها +- ثبت و مطرح‌کردن آن در جلسه‌ی تصمیم‌گیری عملیاتی + +در صورتی که نیاز باشد موضوعی در جلسه‌ی تصمیم‌گیری عملیاتی مطرح شود، ضروری است فرد مطرح‌کننده، **قبل از شروع جلسه**، سوال یا دغدغه‌ی خود را به‌عنوان یک *موضوع باز* در جدول موضوعات باز اسپرینت جاری در **وان‌نوت برنامه** ثبت کند. + +برای ثبت یک موضوع باز، لازم است **تمامی ستون‌های مشخص‌شده در جدول** به‌درستی تکمیل شوند. در ادامه نحوه‌ی پر کردن هر ستون توضیح داده می‌شود: + +### ستون‌های جدول موضوعات باز: + +۱- **ردیف:** + شماره‌ی ترتیب موضوعات باز است که از ۱ شروع می‌شود. هر موضوع بعدی، شماره‌ای بزرگ‌تر از قبلی خواهد داشت. معمولاً مدیر جلسه بر اساس همین ترتیب، نوبت صحبت درباره‌ی موضوعات را تعیین می‌کند. + اگر موضوعی اولویت بالاتری دارد، فرد مطرح‌کننده می‌تواند پیش از جلسه با مدیر هماهنگ کند تا ترتیب موضوع خود را تغییر دهد. -منتورهای برنامه CS Internship، در طول یک اسپرینت ممکن است با سوالات و دغدغه‌هایی مواجه شوند یا نیاز باشد که در مورد موضوعی اطلاع‌رسانی عمومی کنند. منتورها برای مطرح کردن دغدغه‌ها یا اطلاع‌رسانی درمورد موضوعات خود، می‌توانند از روش های مختلفی اعم از مطرح کردن موضوع در گروه تلگرامی منتورها، پرسش مستقیم از منتورهای برنامه یا مطرح کردن موضوع در جلسات عملیاتی استفاده کنند. در صورتی که نیاز باشد موضوعی در جلسه تصمیم‌گیری عملیاتی مطرح شود، **لازم است فرد مطرح کننده، قبل از شروع جلسه، دغدغه یا سوال ایجاد شده یا موضوع مورد نظر برای اطلاع رسانی عمومی را به عنوان یک «موضوع باز»، در جدول موضوعات باز اسپرینت جاری در وان‌نوت برنامه ثبت کنند.** +۲- **نام مطرح‌کننده:** + نام شخصی که قرار است در جلسه درباره‌ی موضوع صحبت کند. -برای ثبت یک موضوع باز نیاز است تا ستون‌های مشخص شده در جدول، کامل شوند. در ادامه نحوه پرکردن ستون‌های موجود در جدول شرح داده می‌شود: +۳- **موضوع:** + توضیح کوتاهی از مسئله‌ی مورد نظر، همراه با خلاصه‌ای از تلاش‌هایی که پیش‌تر برای حل آن انجام شده است. مثلاً اینکه با چه کسی مشورت شده یا چه مستنداتی مطالعه شده‌اند. + +۴- **زمان تقریبی مورد نیاز:** + مدت زمانی که مطرح‌کننده برای شرح موضوع و گرفتن بازخورد از اعضای جلسه نیاز دارد. + در صورتی که موضوع در این بازه به نتیجه نرسد، می‌توان ادامه‌ی آن را از طریق روش‌های دیگر مثل گروه تلگرامی منتورها، واگذاری پیگیری به یک منتور یا مطرح‌کردن در جلسه‌ی بعدی پیگیری کرد (که در ادامه‌ی مستند توضیح داده شده است). + +۵- **وضعیت:** + پس از جلسه، مدیر اسپرینت باید وضعیت نهایی هر موضوع را مشخص کند؛ چه مطرح شده باشد، چه نه. + وضعیت‌های ممکن برای یک موضوع عبارت‌اند از: + - مطرح شد و به نتیجه رسید + - مطرح شد و باز ماند + - مطرح شد و قرار شد RFC شود + - مطرح نشد + +۶- **خلاصه نتایج و تسک‌های مشخص‌شده:** + مدیر جلسه در حین یا پس از جلسه، خلاصه‌ای از نتیجه‌ی گفت‌وگو پیرامون هر موضوع را در این ستون وارد می‌کند. + همچنین تمام تسک‌ها، تصمیمات و تغییراتی که در نتیجه‌ی بحث به دست آمده‌اند نیز در این بخش ثبت می‌شود. -- **ردیف:** شماره هر موضوع باز را مشخص می‌کند. این شماره برای هر جدول از ۱ شروع می‌شود و هر موضوع باز، شماره بعدی نسبت به موضوع قبل را دریافت می‌کند. معمولا مدیر اسپرینت عملیاتی از روی ترتیب موضوعات، به مطرح کننده فرصت می‌دهد تا در مورد موضوع خود صحبت کند. در شرایطی که یکی از موضوعات الویت بیشتری داشته باشد، فرد مطرح کننده موضوع، می‌تواند قبل از جلسه با مدیر اسپرینت هماهنگ کند تا موضوع خود را با الویت بالاتری در جلسه مطرح کند. -- **نام مطرح‌کننده:** در این ستون نام کسی که قرار است در مورد موضوع نوشته شده در جلسه عملیاتی صحبت کند‌ نوشته می‌شود. -- **موضوع:** مطرح‌کننده موضوع باز، شرح کوتاهی از مساله مورد نظر خود را در این ستون می‌نویسد. همچنین میتواند به صورت مختصر در مورد تلاش‌هایی که برای یافتن پاسخ سوال خود کرده نیز شرح دهد؛ برای مثال با کدام منتورها صحبت کرده است و یا چه مستنداتی را مطالعه کرده است. -- **زمان تقریبی مورد نیاز:** مطرح‌کننده موضوع باز، زمان تقریبی مورد نیاز را که برای مطرح کردن آن موضوع در جلسه عملیاتی نیاز دارد، در این ستون می‌نویسد. این زمان شامل زمان مورد نیاز برای شرح مساله به صورت کامل و نظرسنجی از افراد حاضر در جلسه تصمیم‌گیری عملیاتی است. درصورتی که موضوع مورد نظر در این بازه زمانی به نتیجه نهایی نرسید، مطرح کننده موضوع می‌تواند آن را از روش‌های دیگری مانند اعلام در گروه منتورها، واگذاری به یک منتور به عنوان پیگیری‌کننده و یا طرح در جلسه عملیاتی بعدی، پیگیری کند که در ادامه مستند شرح داده می‌شود. -- **وضعیت:** بعد از هر جلسه عملیاتی مدیر اسپرینت باید صرف نظر از مطرح شدن یا نشدن هر کدام از موضوعات وضعیت آنها را مشخص کند. وضعیت‌های موجود برای یک موضوع باز عبارتند از: -- مطرح شد و به نتیجه رسید -- مطرح شد و باز ماند -- مطرح شد و قرار شد RFC شود -- مطرح نشد -- **خلاصه نتایج و تسک‌های مشخص شده:** مدیر اسپرینت عملیاتی در حین برگزاری جلسه و یا بعد از تمام شدن جلسه عملیاتی، نتیجه موضوع مورد نظر را به صورت خلاصه در این ستون می‌نویسد. همچنین تمام تسک‌ها، تغییرات و تصمیماتی که از نتیجه بحث در مورد موضوع مورد نظر منتج شده‌اند را نیز ثبت می‌کند. ### مطرح کردن موضوعات در جلسه اسپرینت عملیاتی @@ -81,20 +111,27 @@ اگر مطرح‌کننده موضوع باز بخواهد سوال خود را در جلسه تصمیم‌گیری عملیاتی چند اسپرینت بعد مطرح کند، در صورتی که صفحه OneNote موضوعات باز برای اسپرینت مورد نظر ایجاد نشده باشد، لازم است شخص مطرح‌کننده خودش آن صفحه را ایجاد نماید و موضوع باز خود را در آن ثبت کند. -### مشخص کردن وضعیت تمام موضوعات ثبت شده +### مشخص کردن وضعیت تمام موضوعات ثبت‌شده + +در این بخش از مستند به نحوه‌ی رسیدگی به موضوعات باز مطرح‌شده توسط مدیر جلسه‌ی عملیاتی می‌پردازیم. مدیر جلسه‌ی عملیاتی می‌تواند بر اساس تشخیص خود، هیچ‌کدام از موضوعات باز ثبت‌شده در جدول را بررسی نکند یا تعدادی از آن‌ها را که از نظر خود دارای اولویت بالاتری هستند، انتخاب کرده و زمانی را به آن‌ها اختصاص دهد. اگر هیچ اولویتی از نظر مدیر جلسه مطرح نباشد، ترتیب پیش‌فرض برای رسیدگی به موضوعات باز بر اساس ترتیب ثبت‌شده آن‌ها در جدول موضوعات باز خواهد بود. + +هنگامی که مدیر جلسه یک موضوع باز را برای رسیدگی انتخاب می‌کند، زمان تقریبی ثبت‌شده در جدول موضوعات باز را برای آن موضوع در نظر می‌گیرد. سپس مدیر جلسه از مطرح‌کننده درخواست می‌کند تا توضیحی در مورد موضوع باز ارائه دهد. این توضیح باید شامل شرح مختصری از مسئله و بررسی‌های انجام‌شده برای یافتن پاسخ، مانند صحبت با منتورها یا ارجاع به مستندات مطالعه‌شده باشد. -در این بخش از مستند به نحوه‌ی رسیدگی به موضوعات باز مطرح شده، توسط مدیر جلسه عملیاتی، می‌پردازیم. مدیر جلسه عملیاتی می‌تواند بر اساس تشخیص خود هیچ کدام از موضوعات باز ثبت شده در جدول را مورد بررسی قرار ندهد. یا اینکه تعدادی را که از نظر خود دارای اولویت بالاتری می‌داند، انتخاب کند و زمانی را به آن‌ها تخصیص دهد. اگر هیچ اولویتی از نظر مدیر جلسه مطرح نباشد، ترتیب پیش‌فرض برای رسیدگی به موضوعات باز در یک جلسه بر اساس ترتیب ثبت آن‌ها در جدول موضوعات باز است. +پس از طرح مسئله توسط مطرح‌کننده، ممکن است وضعیت‌های مختلفی برای موضوع مطرح‌شده ایجاد شود که در ادامه به توضیح این وضعیت‌ها خواهیم پرداخت: -هنگامی که مدیر جلسه یک موضوع باز را برای رسیدگی انتخاب می‌کند، زمان تقریبی ثبت شده در جدول موضوعات باز را برای آن موضوع در نظر می‌گیرد. مدیر جلسه در ابتدا از مطرح‌کننده درخواست می‌کند تا توضیحی در مورد موضوع باز مطرح کند. این توضیح شامل شرح مختصری از مساله و بررسی‌های انجام شده برای یافتن پاسخ مساله، مانند صحبت با منتورها و یا ارجاع به مستندات مطالعه شده در مورد موضوع است. +- **اگر فرآیندی برای موضوع مطرح‌شده وجود داشته باشد:** هر یک از اعضای جلسه که از آن فرآیند اطلاع دارند، می‌توانند با اشاره به نام مستند، از فرد مطرح‌کننده بخواهند مستند را مطالعه کند. در این صورت، در ستون وضعیت سؤال، گزینه‌ی **«مطرح شد و به نتیجه رسید»** انتخاب می‌شود. + +- **اگر فرآیندی برای موضوع وجود نداشته باشد:** مدیر جلسه از تمام افراد حاضر در جلسه دعوت می‌کند تا نظرات خود را بیان کنند. پس از شنیدن همه نظرات، از منتورها درخواست می‌شود تصمیم نهایی را اعلام کنند. در نهایت یک *تصمیم لوکال* گرفته می‌شود. این تصمیم فقط برای همان زمان و شرایط قابل اجراست و در شرایط مشابه قابل استناد نیست. تصمیمات لوکال تا زمانی که در جلسات ساختاری بررسی و تصویب نشوند، به عنوان بخشی از یک فرآیند تلقی نمی‌شوند. اگر این تصمیم، پاسخ مناسبی به مسئله باشد، مطرح‌کننده آن را اجرا کرده و وضعیت موضوع **«مطرح شد و به نتیجه رسید»** خواهد بود. -پس از طرح مساله توسط مطرح‌کننده، ممکن است وضعیت‌های مختلفی برای موضوع مطرح شده ایجاد شود که در ادامه به توضیح این وضعیت‌ها خواهیم پرداخت. +- **اگر منتورهای حاضر در جلسه نتوانند به جمع‌بندی برسند:** در این صورت، مدیر جلسه وضعیت موضوع را **«مطرح شد و باز ماند»** انتخاب می‌کند. یکی از منتورها مسئولیت پاسخ‌گویی به مسئله را در اسپرینت پیشِ‌رو بر عهده خواهد گرفت و مطرح‌کننده موضوع پیگیری آن را از منتور منتخب ادامه خواهد داد. -- در صورتی که فرآیندی برای موضوع مطرح شده وجود داشته باشد، هر یک از اعضای جلسه که از آن فرآیند اطلاع داشته باشند، می‌توانند با اشاره به نام مستند از فرد مطرح کننده بخواهند که برای یافتن پاسخ خود این مستند را مطالعه کند. در این صورت در ستون وضعیت سوال، گزینه **«مطرح شد و به نتیجه رسید»** انتخاب می‌شود. -- در صورتی که فرآیندی برای موضوع مطرح شده وجود نداشته باشد، مدیر جلسه از تمامی افرادی که در جلسه می‌توانند در مورد موضوع مورد نظر صحبت کنند،‌ بخواهد تا نظرات خود را مطرح کنند. در نهایت بعد از شنیدن همه نظرات، از منتورها درخواست می‌کند که تصمیم خود را اعلام کنند. پس از جمع‌بندی نظرات منتورها در نهایت یک تصمیم لوکال که صرفا برای زمان و شرایط مطرح شدن آن موضوع برقرار است، گرفته می‌شوند. این تصمیم صرفا برای فرد مطرح‌کننده موضوع قابل اجراست و در شرایط مشابه، به این تصمیم ارجاع داده نمی‌شود. منظور از تصمیم لوکال، تصمیمی است که منتورها در یک تیم عملیاتی خاص برای رفع یک مشکل خاص می‌گیرند. به عنوان مثال، یک کارآموزمنتور در مواجه با اینترن خود با شرایطی مواجه شده است که یک تصمیم لوکال برای رفع مشکل به وجود آمده، گرفته می‌شود. تصمیمات لوکال به هیچ عنوان تا قبل از بررسی و تصویب شدن در جلسات ساختاری، بخشی از یک فرآیند نخواهند بود. این تصمیمات صرفا برای همان مسئله خاصی که در جلسه عملیاتی مطرح شده است، کاربرد خواهد داشت. اگر این تصمیم جوابگوی مساله مطرح شده باشد، مطرح‌کننده این تصمیم را اجرا می‌کند. مدیر اسپرینت وضعیت موضوع را گزینه **«مطرح شد و به نتیجه رسید»** انتخاب می‌کند. -- در صورتی که منتورهای حاضر در جلسه عملیاتی نتوانند به جمع‌بندی و تصمیم‌گیری نهایی در مورد موضوع مطرح شده برسند، مدیر اسپرینت وضعیت موضوع را گزینه **«مطرح شد و باز ماند»** انتخاب می‌کند. در ادامه‌، یکی از منتورهای حاضر در جلسه باید مسئولیت پاسخگویی به این مساله را در اسپرینت پیشِ‌رو بر عهده بگیرد. مطرح‌کننده موضوع باز، پاسخ سوال خود را از منتور منتخب پیگیری خواهد کرد. منتوری که مسئولیت پاسخ به سوال را بر عهده گرفته است، پس از یافتن پاسخ سوال، نتیجه آن را به مطرح‌کننده موضوع اطلاع می‌دهد. -- اگر منتورهای حاضر در جلسه در پاسخگویی به موضوع باز، به این نتیجه برسند که این موضوع باید در قالب یک RFC در جلسات ساختاری بررسی شود، در این صورت یک منتور یا یک کاندیدمنتور مسئولیت ایجاد RFC و مطرح‌کردن آن در جلسات ساختاری را بر عهده می‌گیرد. مدیر اسپرینت عملیاتی وضعیت موضوع را گزینه **«مطرح شد و قرار شد RFC شود»** انتخاب می‌کند. -- اگر یک موضوع به دلیل کمبود زمان یا صلاح‌دید مدیر جلسه عملیاتی، در جلسه عملیاتی مطرح نشود، مدیر اسپرینت وضعیت آن را گزینه **«مطرح نشد»** انتخاب می‌کند. پیگیری این دست از موضوعات بر عهده فرد مطرح کننده موضوع است. +- **اگر منتورها تصمیم بگیرند که موضوع باید در قالب یک RFC بررسی شود:** در این صورت، یک منتور یا کاندیدمنتور مسئولیت ایجاد RFC و مطرح‌کردن آن در جلسات ساختاری را بر عهده خواهد گرفت. مدیر جلسه وضعیت موضوع را **«مطرح شد و قرار شد RFC شود»** انتخاب می‌کند. +- **اگر یک موضوع به دلیل کمبود زمان یا صلاح‌دید مدیر جلسه مطرح نشود:** مدیر جلسه وضعیت آن را **«مطرح نشد»** انتخاب می‌کند. پیگیری چنین موضوعی بر عهده‌ی فرد مطرح‌کننده خواهد بود. + +### تصویر ۲: وضعیت‌های ممکن برای یک موضوع باز + +پس از بررسی هر موضوع باز، مدیر جلسه وظیفه دارد در ستون «خلاصه نتایج و تسک‌های مشخص‌شده»، خلاصه‌ای از جمع‌بندی بحثی که در مورد موضوع انجام‌شده است را یادداشت کند. در این یادداشت، نتیجه‌ی بحث، اعم از تسک‌های ایجاد‌شده، تصمیمات گرفته‌شده و منتور انتخاب‌شده برای پیگیری موضوع باید ثبت شود. تصویر ۲. وضعیت‌های ممکن برای یک موضوع باز @@ -102,16 +139,15 @@ ### آرشیو کردن صفحه موضوعات اسپرینت گذشته -مدیر جلسه پس از رسیدگی به موضوعات ثبت شده در صفحه موضوعات باز، این صفحه را به قسمت آرشیو صفحات موضوعات باز منتقل می‌کند. و صفحه موضوعات باز اسپرینت جدید را ایجاد می‌کند. +مدیر جلسه پس از رسیدگی به موضوعات ثبت‌شده در صفحه موضوعات باز، این صفحه را به قسمت آرشیو صفحات موضوعات باز منتقل می‌کند و صفحه موضوعات باز اسپرینت جدید را ایجاد می‌کند. -اگر صفحه موضوعات باز، خالی باشد و هیچ سوالی در این جدول ثبت نشده بود، نیازی به انتقال آن به قسمت آرشیو و ایجاد صفحه جدید نیست. تنها کافی است شماره اسپرینت در عنوان این صفحه با شماره اسپرینت بعدی جایگزین شود. +اگر صفحه موضوعات باز خالی باشد و هیچ سوالی در این جدول ثبت نشده باشد، نیازی به انتقال آن به قسمت آرشیو و ایجاد صفحه جدید نیست. در این حالت، تنها کافی است شماره اسپرینت در عنوان صفحه با شماره اسپرینت بعدی جایگزین شود. -بر اساس مثالی که در بخش [ایجاد صفحه موضوعات اسپرینت جاری توسط مدیر جلسه عملیاتی](#_ایجاد_صفحه_موضوعات_1) مطرح گردید، مدیر جلسه عملیاتی ۱۸۱، **قبل** از شروع جلسه عملیاتی ۱۸۱، صفحه موضوعات باز جلسه عملیاتی ۱۸۰ تیم خود را در بخش [Open Topics](https://onedrive.live.com/view.aspx?resid=A9B215A332F3E600%21392628&id=documents&wd=target%28Team%20Operations%2FMeetings%2FOpen%20Topics.one%7C3E383320-7159-45AB-8B7C-37B212E2410D%2F%29) مشاهده می‌کند. مدیر جلسه ۱۸۱، سوالات صفحه ۱۸۰ را در حین جلسه بررسی نموده و در انتها صفحه موضوعات باز جلسه عملیاتی ۱۸0 تیم خود را که در حین برگزاری جلسه مورد بررسی قرار داده است، آرشیو می‌کند. سپس مدیر جلسه عملیاتی ۱۸۱، صفحه موضوعات باز جلسه عملیاتی ۱۸۱ تیم خود را ایجاد می‌نماید. +بر اساس مثالی که در بخش [ایجاد صفحه موضوعات اسپرینت جاری توسط مدیر جلسه عملیاتی](#_ایجاد_صفحه_موضوعات_1) مطرح گردید، مدیر جلسه عملیاتی ۱۸۱، **قبل** از شروع جلسه عملیاتی ۱۸۱، صفحه موضوعات باز جلسه عملیاتی ۱۸۰ تیم خود را در بخش [Open Topics](https://onedrive.live.com/view.aspx?resid=A9B215A332F3E600%21392628&id=documents&wd=target%28Team%20Operations%2FMeetings%2FOpen%20Topics.one%7C3E383320-7159-45AB-8B7C-37B212E2410D%2F%29) مشاهده می‌کند. سپس مدیر جلسه ۱۸۱، سوالات صفحه ۱۸۰ را در حین جلسه بررسی کرده و در انتها، صفحه موضوعات باز جلسه عملیاتی ۱۸۰ تیم خود را که در حین برگزاری جلسه مورد بررسی قرار داده است، آرشیو می‌کند. پس از آن، مدیر جلسه عملیاتی ۱۸۱، صفحه موضوعات باز جلسه عملیاتی ۱۸۱ تیم خود را ایجاد می‌نماید. -برای آرشیو صفحات موضوعات باز، صفحه مورد نظر را انتخاب کرده و به بخش [Topic Archive](https://onedrive.live.com/view.aspx?resid=A9B215A332F3E600%21392628&id=documents&wd=target%28Team%20Operations%2FMeetings%2FTopic%20Archive.one%7CCCE5329B-FA07-4FB8-8096-06C3A730397D%2F%29) منتقل می‌کنیم و در بخش آرشیو، صفحه منتقل شده را در ذیل تیم خود قرار می‌دهیم. +برای آرشیو صفحات موضوعات باز، صفحه مورد نظر را انتخاب کرده و به بخش [Topic Archive](https://onedrive.live.com/view.aspx?resid=A9B215A332F3E600%21392628&id=documents&wd=target%28Team%20Operations%2FMeetings%2FTopic%20Archive.one%7CCCE5329B-FA07-4FB8-8096-06C3A730397D%2F%29) منتقل می‌کنیم و در بخش آرشیو، صفحه منتقل‌شده را در زیر تیم خود قرار می‌دهیم. - -تصویر ۳. آرشیو موضوعات باز +### تصویر ۳: آرشیو موضوعات باز ## آموزش‌دهنده‌ها @@ -119,12 +155,13 @@ ## نحوه آموزش -آموزش‌دهنده این سند، لازم است از مطالعه مستندات «[شرکت در جلسات تصمیم‌گیری عملیاتی](https://mehransystems.sharepoint.com/:b:/s/CSInternship/EfpWNg7NNjJDh8UKVeYp5CoBkToRGyU0OTbGLpysxikNDA?e=Kaa7nU)» و «[استاندارد مدیریت جلسات تصمیم‌گیری عملیاتی](https://mehransystems.sharepoint.com/:b:/s/CSInternship/Ecaf3cwnyQ1Mg0MkqEf1LAkBlGsfH3FqaB6S9gUfJF3q5A?e=vHBdpW)» توسط مخاطب این سند اطمینان حاصل کند. زیرا درک صحیح موارد گفته‌شده در این سند، بر مبنای اطلاعات ارائه شده از شیوه شرکت و استاندارد برگزاری جلسات تصمیم‌گیری عملیاتی است. +آموزش‌دهنده این سند، لازم است از مطالعه مستندات «[شرکت در جلسات تصمیم‌گیری عملیاتی](https://mehransystems.sharepoint.com/:b:/s/CSInternship/EfpWNg7NNjJDh8UKVeYp5CoBkToRGyU0OTbGLpysxikNDA?e=Kaa7nU)» و «[استاندارد مدیریت جلسات تصمیم‌گیری عملیاتی](https://mehransystems.sharepoint.com/:b:/s/CSInternship/Ecaf3cwnyQ1Mg0MkqEf1LAkBlGsfH3FqaB6S9gUfJF3q5A?e=vHBdpW)» توسط مخاطب این سند اطمینان حاصل کند. زیرا درک صحیح موارد گفته‌شده در این سند، بر مبنای اطلاعات ارائه‌شده از شیوه شرکت و استاندارد برگزاری جلسات تصمیم‌گیری عملیاتی است. -به علاوه نیاز است که آموزش‌دهنده مستند بر انتخاب عنوان درست برای «موضوع باز» تاکید کند. عنوان هر «موضوع باز» علاوه بر کوتاه بودن باید بیان‌کننده مسئله اصلی باشند. +به علاوه نیاز است که آموزش‌دهنده مستند بر انتخاب عنوان درست برای «موضوع باز» تاکید کند. عنوان هر «موضوع باز» علاوه بر کوتاه بودن باید بیان‌کننده مسئله اصلی باشد. ## واژه‌نامه - **جلسه تصمیم‌گیری عملیاتی:** یکی از جلسات هفتگی برنامه CS Internship است که به منظور بررسی شیوه و کیفیت وظایفی که کارآموزمنتورها، دستیارمنتورها و منتورها در طول هفته گذشته انجام داده‌اند، تشکیل می‌شود. - **موضوع باز:** ایرادات، ابهامات و یا ایده‌های جدیدی که در خلال انجام وظایف هفتگی در ذهن کارآموزمنتورها، دستیارمنتورها و منتورها ایجاد می‌شود که هدف از رسیدگی به آن‌ها، بهینه‌سازی فرآیندهای موجود در برنامه CS Internship است. - **اسپرینت:** به بازه زمانی یک هفته‌ای بین دو جلسه تصمیم‌گیری عملیاتی متوالی، اصطلاحا اسپرینت گفته می‌شود. + From 9f6c7c6e4ddd7cd6e0400d77a81d117ab6d481ce Mon Sep 17 00:00:00 2001 From: Faegheh <59620602+faeghehmohammadian@users.noreply.github.com> Date: Mon, 14 Apr 2025 10:51:25 +0100 Subject: [PATCH 3/7] Update Process for Raising Questions or Topics in Operational Meetings --fa.md update2 --- ... or Topics in Operational Meetings --fa.md | 19 +++++++++---------- 1 file changed, 9 insertions(+), 10 deletions(-) diff --git a/processes/documents/Process for Raising Questions or Topics in Operational Meetings --fa.md b/processes/documents/Process for Raising Questions or Topics in Operational Meetings --fa.md index 394c6ba0..8dd81223 100644 --- a/processes/documents/Process for Raising Questions or Topics in Operational Meetings --fa.md +++ b/processes/documents/Process for Raising Questions or Topics in Operational Meetings --fa.md @@ -36,7 +36,7 @@ - [معرفی موضوع](#معرفی-موضوع) - [شرح جزئیات](#شرح-جزئیات) - [ایجاد صفحه موضوعات باز برای اسپرینت جدید](#ایجاد-صفحه-موضوعات-باز-برای-اسپرینت-جدید) - - [ثبت موضوعات در صفحه موضوعات باز اسپرینت جاری](#ثبت-موضوعات-در-صفحه-موضوعات-باز-اسپرینت-جاری) + - [ثبت موضوعات در صفحه‌ی موضوعات باز اسپرینت جاری](#ثبت-موضوعات-در-صفحهی-موضوعات-باز-اسپرینت-جاری) - [مطرح کردن موضوعات در جلسه اسپرینت عملیاتی](#مطرح-کردن-موضوعات-در-جلسه-اسپرینت-عملیاتی) - [مشخص کردن وضعیت تمام موضوعات ثبت شده](#مشخص-کردن-وضعیت-تمام-موضوعات-ثبت-شده) - [آرشیو کردن صفحه موضوعات اسپرینت گذشته](#آرشیو-کردن-صفحه-موضوعات-اسپرینت-گذشته) @@ -56,9 +56,8 @@ در پایان اسپرینت، مدیر جلسه باید ستون‌های مربوط به وضعیت نهایی و خلاصه‌ی نتایج هر موضوع را در مقابل آن کامل کرده و سپس صفحه‌ی مربوطه را به بخش Open Topic Archive منتقل کند. -![image](https://github.com/zahra-ahangari/cs-internship-spec/assets/29492005/1a7b16b8-adee-431f-9fac-cc1d2ffaf8ed) - -تصویر ۱. قالب صفحه موضوعات باز +![image](https://github.com/user-attachments/assets/0ff8d307-01fa-4b29-aba6-db04afa61306) +*تصویر ۱. قالب صفحه موضوعات باز* ### ثبت موضوعات در صفحه‌ی موضوعات باز اسپرینت جاری @@ -111,7 +110,7 @@ اگر مطرح‌کننده موضوع باز بخواهد سوال خود را در جلسه تصمیم‌گیری عملیاتی چند اسپرینت بعد مطرح کند، در صورتی که صفحه OneNote موضوعات باز برای اسپرینت مورد نظر ایجاد نشده باشد، لازم است شخص مطرح‌کننده خودش آن صفحه را ایجاد نماید و موضوع باز خود را در آن ثبت کند. -### مشخص کردن وضعیت تمام موضوعات ثبت‌شده +### مشخص کردن وضعیت تمام موضوعات ثبت شده در این بخش از مستند به نحوه‌ی رسیدگی به موضوعات باز مطرح‌شده توسط مدیر جلسه‌ی عملیاتی می‌پردازیم. مدیر جلسه‌ی عملیاتی می‌تواند بر اساس تشخیص خود، هیچ‌کدام از موضوعات باز ثبت‌شده در جدول را بررسی نکند یا تعدادی از آن‌ها را که از نظر خود دارای اولویت بالاتری هستند، انتخاب کرده و زمانی را به آن‌ها اختصاص دهد. اگر هیچ اولویتی از نظر مدیر جلسه مطرح نباشد، ترتیب پیش‌فرض برای رسیدگی به موضوعات باز بر اساس ترتیب ثبت‌شده آن‌ها در جدول موضوعات باز خواهد بود. @@ -119,15 +118,15 @@ پس از طرح مسئله توسط مطرح‌کننده، ممکن است وضعیت‌های مختلفی برای موضوع مطرح‌شده ایجاد شود که در ادامه به توضیح این وضعیت‌ها خواهیم پرداخت: -- **اگر فرآیندی برای موضوع مطرح‌شده وجود داشته باشد:** هر یک از اعضای جلسه که از آن فرآیند اطلاع دارند، می‌توانند با اشاره به نام مستند، از فرد مطرح‌کننده بخواهند مستند را مطالعه کند. در این صورت، در ستون وضعیت سؤال، گزینه‌ی **«مطرح شد و به نتیجه رسید»** انتخاب می‌شود. +۱- **اگر فرآیندی برای موضوع مطرح‌شده وجود داشته باشد:** هر یک از اعضای جلسه که از آن فرآیند اطلاع دارند، می‌توانند با اشاره به نام مستند، از فرد مطرح‌کننده بخواهند مستند را مطالعه کند. در این صورت، در ستون وضعیت سؤال، گزینه‌ی **«مطرح شد و به نتیجه رسید»** انتخاب می‌شود. -- **اگر فرآیندی برای موضوع وجود نداشته باشد:** مدیر جلسه از تمام افراد حاضر در جلسه دعوت می‌کند تا نظرات خود را بیان کنند. پس از شنیدن همه نظرات، از منتورها درخواست می‌شود تصمیم نهایی را اعلام کنند. در نهایت یک *تصمیم لوکال* گرفته می‌شود. این تصمیم فقط برای همان زمان و شرایط قابل اجراست و در شرایط مشابه قابل استناد نیست. تصمیمات لوکال تا زمانی که در جلسات ساختاری بررسی و تصویب نشوند، به عنوان بخشی از یک فرآیند تلقی نمی‌شوند. اگر این تصمیم، پاسخ مناسبی به مسئله باشد، مطرح‌کننده آن را اجرا کرده و وضعیت موضوع **«مطرح شد و به نتیجه رسید»** خواهد بود. +۲- **اگر فرآیندی برای موضوع وجود نداشته باشد:** مدیر جلسه از تمام افراد حاضر در جلسه دعوت می‌کند تا نظرات خود را بیان کنند. پس از شنیدن همه نظرات، از منتورها درخواست می‌شود تصمیم نهایی را اعلام کنند. در نهایت یک *تصمیم لوکال* گرفته می‌شود. این تصمیم فقط برای همان زمان و شرایط قابل اجراست و در شرایط مشابه قابل استناد نیست. تصمیمات لوکال تا زمانی که در جلسات ساختاری بررسی و تصویب نشوند، به عنوان بخشی از یک فرآیند تلقی نمی‌شوند. اگر این تصمیم، پاسخ مناسبی به مسئله باشد، مطرح‌کننده آن را اجرا کرده و وضعیت موضوع **«مطرح شد و به نتیجه رسید»** خواهد بود. -- **اگر منتورهای حاضر در جلسه نتوانند به جمع‌بندی برسند:** در این صورت، مدیر جلسه وضعیت موضوع را **«مطرح شد و باز ماند»** انتخاب می‌کند. یکی از منتورها مسئولیت پاسخ‌گویی به مسئله را در اسپرینت پیشِ‌رو بر عهده خواهد گرفت و مطرح‌کننده موضوع پیگیری آن را از منتور منتخب ادامه خواهد داد. +۳- **اگر منتورهای حاضر در جلسه نتوانند به جمع‌بندی برسند:** در این صورت، مدیر جلسه وضعیت موضوع را **«مطرح شد و باز ماند»** انتخاب می‌کند. یکی از منتورها مسئولیت پاسخ‌گویی به مسئله را در اسپرینت پیشِ‌رو بر عهده خواهد گرفت و مطرح‌کننده موضوع پیگیری آن را از منتور منتخب ادامه خواهد داد. -- **اگر منتورها تصمیم بگیرند که موضوع باید در قالب یک RFC بررسی شود:** در این صورت، یک منتور یا کاندیدمنتور مسئولیت ایجاد RFC و مطرح‌کردن آن در جلسات ساختاری را بر عهده خواهد گرفت. مدیر جلسه وضعیت موضوع را **«مطرح شد و قرار شد RFC شود»** انتخاب می‌کند. +۴- **اگر منتورها تصمیم بگیرند که موضوع باید در قالب یک RFC بررسی شود:** در این صورت، یک منتور یا کاندیدمنتور مسئولیت ایجاد RFC و مطرح‌کردن آن در جلسات ساختاری را بر عهده خواهد گرفت. مدیر جلسه وضعیت موضوع را **«مطرح شد و قرار شد RFC شود»** انتخاب می‌کند. -- **اگر یک موضوع به دلیل کمبود زمان یا صلاح‌دید مدیر جلسه مطرح نشود:** مدیر جلسه وضعیت آن را **«مطرح نشد»** انتخاب می‌کند. پیگیری چنین موضوعی بر عهده‌ی فرد مطرح‌کننده خواهد بود. +۵- **اگر یک موضوع به دلیل کمبود زمان یا صلاح‌دید مدیر جلسه مطرح نشود:** مدیر جلسه وضعیت آن را **«مطرح نشد»** انتخاب می‌کند. پیگیری چنین موضوعی بر عهده‌ی فرد مطرح‌کننده خواهد بود. ### تصویر ۲: وضعیت‌های ممکن برای یک موضوع باز From 68035cad828fbfe20c820d5cbe3438029a4b900a Mon Sep 17 00:00:00 2001 From: Faegheh <59620602+faeghehmohammadian@users.noreply.github.com> Date: Mon, 14 Apr 2025 10:59:17 +0100 Subject: [PATCH 4/7] Update Process for Raising Questions or Topics in Operational Meetings --fa.md update3 --- ...estions or Topics in Operational Meetings --fa.md | 12 ++---------- 1 file changed, 2 insertions(+), 10 deletions(-) diff --git a/processes/documents/Process for Raising Questions or Topics in Operational Meetings --fa.md b/processes/documents/Process for Raising Questions or Topics in Operational Meetings --fa.md index 8dd81223..f65f733b 100644 --- a/processes/documents/Process for Raising Questions or Topics in Operational Meetings --fa.md +++ b/processes/documents/Process for Raising Questions or Topics in Operational Meetings --fa.md @@ -38,7 +38,7 @@ - [ایجاد صفحه موضوعات باز برای اسپرینت جدید](#ایجاد-صفحه-موضوعات-باز-برای-اسپرینت-جدید) - [ثبت موضوعات در صفحه‌ی موضوعات باز اسپرینت جاری](#ثبت-موضوعات-در-صفحهی-موضوعات-باز-اسپرینت-جاری) - [مطرح کردن موضوعات در جلسه اسپرینت عملیاتی](#مطرح-کردن-موضوعات-در-جلسه-اسپرینت-عملیاتی) - - [مشخص کردن وضعیت تمام موضوعات ثبت شده](#مشخص-کردن-وضعیت-تمام-موضوعات-ثبت-شده) + - [مشخص کردن وضعیت تمام موضوعات ثبت‌شده](#مشخص-کردن-وضعیت-تمام-موضوعات-ثبت‌شده) - [آرشیو کردن صفحه موضوعات اسپرینت گذشته](#آرشیو-کردن-صفحه-موضوعات-اسپرینت-گذشته) - [آموزش‌دهنده‌ها](#آموزشدهندهها) - [نحوه آموزش](#نحوه-آموزش) @@ -110,7 +110,7 @@ اگر مطرح‌کننده موضوع باز بخواهد سوال خود را در جلسه تصمیم‌گیری عملیاتی چند اسپرینت بعد مطرح کند، در صورتی که صفحه OneNote موضوعات باز برای اسپرینت مورد نظر ایجاد نشده باشد، لازم است شخص مطرح‌کننده خودش آن صفحه را ایجاد نماید و موضوع باز خود را در آن ثبت کند. -### مشخص کردن وضعیت تمام موضوعات ثبت شده +### مشخص کردن وضعیت تمام موضوعات ثبت‌شده در این بخش از مستند به نحوه‌ی رسیدگی به موضوعات باز مطرح‌شده توسط مدیر جلسه‌ی عملیاتی می‌پردازیم. مدیر جلسه‌ی عملیاتی می‌تواند بر اساس تشخیص خود، هیچ‌کدام از موضوعات باز ثبت‌شده در جدول را بررسی نکند یا تعدادی از آن‌ها را که از نظر خود دارای اولویت بالاتری هستند، انتخاب کرده و زمانی را به آن‌ها اختصاص دهد. اگر هیچ اولویتی از نظر مدیر جلسه مطرح نباشد، ترتیب پیش‌فرض برای رسیدگی به موضوعات باز بر اساس ترتیب ثبت‌شده آن‌ها در جدول موضوعات باز خواهد بود. @@ -128,12 +128,6 @@ ۵- **اگر یک موضوع به دلیل کمبود زمان یا صلاح‌دید مدیر جلسه مطرح نشود:** مدیر جلسه وضعیت آن را **«مطرح نشد»** انتخاب می‌کند. پیگیری چنین موضوعی بر عهده‌ی فرد مطرح‌کننده خواهد بود. -### تصویر ۲: وضعیت‌های ممکن برای یک موضوع باز - -پس از بررسی هر موضوع باز، مدیر جلسه وظیفه دارد در ستون «خلاصه نتایج و تسک‌های مشخص‌شده»، خلاصه‌ای از جمع‌بندی بحثی که در مورد موضوع انجام‌شده است را یادداشت کند. در این یادداشت، نتیجه‌ی بحث، اعم از تسک‌های ایجاد‌شده، تصمیمات گرفته‌شده و منتور انتخاب‌شده برای پیگیری موضوع باید ثبت شود. - -تصویر ۲. وضعیت‌های ممکن برای یک موضوع باز - پس از بررسی هر موضوع باز، مدیر جلسه وظیفه دارد در ستون «خلاصه نتایج و تسک‌های مشخص شده»، خلاصه‌ای از جمع‌بندی بحثی که در مورد موضوع انجام شده است را یادداشت کند. در این یادداشت، نتیجه بحث روی موضوع، اعم از تسک‌های ایجاد شده، تصمیمات گرفته شده و منتور انتخاب شده برای پیگیری موضوع را یادداشت کند. ### آرشیو کردن صفحه موضوعات اسپرینت گذشته @@ -146,8 +140,6 @@ برای آرشیو صفحات موضوعات باز، صفحه مورد نظر را انتخاب کرده و به بخش [Topic Archive](https://onedrive.live.com/view.aspx?resid=A9B215A332F3E600%21392628&id=documents&wd=target%28Team%20Operations%2FMeetings%2FTopic%20Archive.one%7CCCE5329B-FA07-4FB8-8096-06C3A730397D%2F%29) منتقل می‌کنیم و در بخش آرشیو، صفحه منتقل‌شده را در زیر تیم خود قرار می‌دهیم. -### تصویر ۳: آرشیو موضوعات باز - ## آموزش‌دهنده‌ها افرادی که در سطوح مختلف منتوری، حداقل یک بار مدیر جلسه عملیاتی بوده‌اند، یا اینکه حداقل یک بار یک موضوع باز را در صفحات موضوعات باز ثبت کرده‌اند، می‌توانند این مستند را آموزش دهند. From 2ad7287c837677ef3ce1d53a3b3a8ee8d362819c Mon Sep 17 00:00:00 2001 From: Faegheh <59620602+faeghehmohammadian@users.noreply.github.com> Date: Mon, 14 Apr 2025 11:02:11 +0100 Subject: [PATCH 5/7] Update Process for Raising Questions or Topics in Operational Meetings --fa.md update4 From 06568d7748ada7fdf38663be8afde77e5c8e32e3 Mon Sep 17 00:00:00 2001 From: Faegheh <59620602+faeghehmohammadian@users.noreply.github.com> Date: Mon, 14 Apr 2025 17:58:31 +0100 Subject: [PATCH 6/7] Update Process for Raising Questions or Topics in Operational Meetings --fa.md --- ... or Topics in Operational Meetings --fa.md | 25 ++++++------------- 1 file changed, 8 insertions(+), 17 deletions(-) diff --git a/processes/documents/Process for Raising Questions or Topics in Operational Meetings --fa.md b/processes/documents/Process for Raising Questions or Topics in Operational Meetings --fa.md index f65f733b..11bee939 100644 --- a/processes/documents/Process for Raising Questions or Topics in Operational Meetings --fa.md +++ b/processes/documents/Process for Raising Questions or Topics in Operational Meetings --fa.md @@ -38,7 +38,7 @@ - [ایجاد صفحه موضوعات باز برای اسپرینت جدید](#ایجاد-صفحه-موضوعات-باز-برای-اسپرینت-جدید) - [ثبت موضوعات در صفحه‌ی موضوعات باز اسپرینت جاری](#ثبت-موضوعات-در-صفحهی-موضوعات-باز-اسپرینت-جاری) - [مطرح کردن موضوعات در جلسه اسپرینت عملیاتی](#مطرح-کردن-موضوعات-در-جلسه-اسپرینت-عملیاتی) - - [مشخص کردن وضعیت تمام موضوعات ثبت‌شده](#مشخص-کردن-وضعیت-تمام-موضوعات-ثبت‌شده) + - [مشخص کردن وضعیت تمام موضوعات ثبت شده](#مشخص-کردن-وضعیت-تمام-موضوعات-ثبت-شده) - [آرشیو کردن صفحه موضوعات اسپرینت گذشته](#آرشیو-کردن-صفحه-موضوعات-اسپرینت-گذشته) - [آموزش‌دهنده‌ها](#آموزشدهندهها) - [نحوه آموزش](#نحوه-آموزش) @@ -73,31 +73,22 @@ ### ستون‌های جدول موضوعات باز: -۱- **ردیف:** - شماره‌ی ترتیب موضوعات باز است که از ۱ شروع می‌شود. هر موضوع بعدی، شماره‌ای بزرگ‌تر از قبلی خواهد داشت. معمولاً مدیر جلسه بر اساس همین ترتیب، نوبت صحبت درباره‌ی موضوعات را تعیین می‌کند. - اگر موضوعی اولویت بالاتری دارد، فرد مطرح‌کننده می‌تواند پیش از جلسه با مدیر هماهنگ کند تا ترتیب موضوع خود را تغییر دهد. +۱- **ردیف:** شماره‌ی ترتیب موضوعات باز است که از ۱ شروع می‌شود. هر موضوع بعدی، شماره‌ای بزرگ‌تر از قبلی خواهد داشت. معمولاً مدیر جلسه بر اساس همین ترتیب، نوبت صحبت درباره‌ی موضوعات را تعیین می‌کند. اگر موضوعی اولویت بالاتری دارد، فرد مطرح‌کننده می‌تواند پیش از جلسه با مدیر هماهنگ کند تا ترتیب موضوع خود را تغییر دهد. -۲- **نام مطرح‌کننده:** - نام شخصی که قرار است در جلسه درباره‌ی موضوع صحبت کند. +۲- **نام مطرح‌کننده:** نام شخصی که قرار است در جلسه درباره‌ی موضوع صحبت کند. -۳- **موضوع:** - توضیح کوتاهی از مسئله‌ی مورد نظر، همراه با خلاصه‌ای از تلاش‌هایی که پیش‌تر برای حل آن انجام شده است. مثلاً اینکه با چه کسی مشورت شده یا چه مستنداتی مطالعه شده‌اند. +۳- **موضوع:** توضیح کوتاهی از مسئله‌ی مورد نظر، همراه با خلاصه‌ای از تلاش‌هایی که پیش‌تر برای حل آن انجام شده است. مثلاً اینکه با چه کسی مشورت شده یا چه مستنداتی مطالعه شده‌اند. -۴- **زمان تقریبی مورد نیاز:** - مدت زمانی که مطرح‌کننده برای شرح موضوع و گرفتن بازخورد از اعضای جلسه نیاز دارد. - در صورتی که موضوع در این بازه به نتیجه نرسد، می‌توان ادامه‌ی آن را از طریق روش‌های دیگر مثل گروه تلگرامی منتورها، واگذاری پیگیری به یک منتور یا مطرح‌کردن در جلسه‌ی بعدی پیگیری کرد (که در ادامه‌ی مستند توضیح داده شده است). +۴- **زمان تقریبی مورد نیاز:** مدت زمانی که مطرح‌کننده برای شرح موضوع و گرفتن بازخورد از اعضای جلسه نیاز دارد. در صورتی که موضوع در این بازه به نتیجه نرسد، می‌توان ادامه‌ی آن را از طریق روش‌های دیگر مثل گروه تلگرامی منتورها، واگذاری پیگیری به یک منتور یا مطرح‌کردن در جلسه‌ی بعدی پیگیری کرد (که در ادامه‌ی مستند توضیح داده شده است). -۵- **وضعیت:** - پس از جلسه، مدیر اسپرینت باید وضعیت نهایی هر موضوع را مشخص کند؛ چه مطرح شده باشد، چه نه. +۵- **وضعیت:** پس از جلسه، مدیر اسپرینت باید وضعیت نهایی هر موضوع را مشخص کند؛ چه مطرح شده باشد، چه نه. وضعیت‌های ممکن برای یک موضوع عبارت‌اند از: - مطرح شد و به نتیجه رسید - مطرح شد و باز ماند - مطرح شد و قرار شد RFC شود - مطرح نشد -۶- **خلاصه نتایج و تسک‌های مشخص‌شده:** - مدیر جلسه در حین یا پس از جلسه، خلاصه‌ای از نتیجه‌ی گفت‌وگو پیرامون هر موضوع را در این ستون وارد می‌کند. - همچنین تمام تسک‌ها، تصمیمات و تغییراتی که در نتیجه‌ی بحث به دست آمده‌اند نیز در این بخش ثبت می‌شود. +۶- **خلاصه نتایج و تسک‌های مشخص‌شده:** مدیر جلسه در حین یا پس از جلسه، خلاصه‌ای از نتیجه‌ی گفت‌وگو پیرامون هر موضوع را در این ستون وارد می‌کند. همچنین تمام تسک‌ها، تصمیمات و تغییراتی که در نتیجه‌ی بحث به دست آمده‌اند نیز در این بخش ثبت می‌شود. ### مطرح کردن موضوعات در جلسه اسپرینت عملیاتی @@ -110,7 +101,7 @@ اگر مطرح‌کننده موضوع باز بخواهد سوال خود را در جلسه تصمیم‌گیری عملیاتی چند اسپرینت بعد مطرح کند، در صورتی که صفحه OneNote موضوعات باز برای اسپرینت مورد نظر ایجاد نشده باشد، لازم است شخص مطرح‌کننده خودش آن صفحه را ایجاد نماید و موضوع باز خود را در آن ثبت کند. -### مشخص کردن وضعیت تمام موضوعات ثبت‌شده +### مشخص کردن وضعیت تمام موضوعات ثبت شده در این بخش از مستند به نحوه‌ی رسیدگی به موضوعات باز مطرح‌شده توسط مدیر جلسه‌ی عملیاتی می‌پردازیم. مدیر جلسه‌ی عملیاتی می‌تواند بر اساس تشخیص خود، هیچ‌کدام از موضوعات باز ثبت‌شده در جدول را بررسی نکند یا تعدادی از آن‌ها را که از نظر خود دارای اولویت بالاتری هستند، انتخاب کرده و زمانی را به آن‌ها اختصاص دهد. اگر هیچ اولویتی از نظر مدیر جلسه مطرح نباشد، ترتیب پیش‌فرض برای رسیدگی به موضوعات باز بر اساس ترتیب ثبت‌شده آن‌ها در جدول موضوعات باز خواهد بود. From 65eb9cbdf8f9b3d200a066438829ac01887e2341 Mon Sep 17 00:00:00 2001 From: Faegheh <59620602+faeghehmohammadian@users.noreply.github.com> Date: Thu, 5 Jun 2025 11:06:22 +0100 Subject: [PATCH 7/7] Update Process for Raising Questions or Topics in Operational Meetings --fa.md MIME-Version: 1.0 Content-Type: text/plain; charset=UTF-8 Content-Transfer-Encoding: 8bit اعمال کامنت ها --- ... or Topics in Operational Meetings --fa.md | 48 ++----------------- 1 file changed, 3 insertions(+), 45 deletions(-) diff --git a/processes/documents/Process for Raising Questions or Topics in Operational Meetings --fa.md b/processes/documents/Process for Raising Questions or Topics in Operational Meetings --fa.md index 11bee939..d29f9ba2 100644 --- a/processes/documents/Process for Raising Questions or Topics in Operational Meetings --fa.md +++ b/processes/documents/Process for Raising Questions or Topics in Operational Meetings --fa.md @@ -14,46 +14,20 @@ ## معرفی موضوع -برای پیشبرد برنامه CS Internship، فرآیندهای مختلفی طراحی شده است که هرکدام وظایف خاص خود را دارند. در هر جلسه تصمیم‌گیری عملیاتی، اعضای برنامه از جمله کارآموزمنتورها، دستیارمنتورها و منتورها مسئول انجام وظایفی در هفته بعد می‌شوند. این جلسات یکی از اهدافشان بررسی وضعیت وظایف محول شده به اعضا است. - اگر در طول هفته، اعضا با سوالات یا ابهاماتی مواجه شوند یا ایده‌هایی برای بهبود فرآیندها داشته باشند، می‌توانند آن‌ها را به عنوان موضوعات باز در جلسات مطرح کنند. هدف از این فرآیند، رفع سریع مشکلات و ابهامات و انجام اصلاحات لازم در فرآیندها است. -برای کسب اطلاعات دقیق‌تر از نحوه برگزاری جلسات تصمیم‌گیری عملیاتی، می‌توانید به مستندهای «[شرکت در جلسات تصمیم‌گیری عملیاتی](https://mehransystems.sharepoint.com/:b:/s/CSInternship/EfpWNg7NNjJDh8UKVeYp5CoBkToRGyU0OTbGLpysxikNDA?e=iebatC)» و «[استاندارد مدیریت جلسات تصمیم‌گیری عملیاتی](https://mehransystems.sharepoint.com/:b:/s/CSInternship/Ecaf3cwnyQ1Mg0MkqEf1LAkBlGsfH3FqaB6S9gUfJF3q5A?e=vHBdpW)» مراجعه کنید. +برای کسب اطلاعات دقیق‌تر از نحوه برگزاری جلسات تصمیم‌گیری عملیاتی، می‌توانید به مستندهای «[شرکت در جلسات تصمیم‌گیری عملیاتی](https://github.com/cs-internship/cs-internship-spec/blob/master/processes/documents/Attend%20Operational%20Meetings%20--fa.md)» و «[استاندارد مدیریت جلسات تصمیم‌گیری عملیاتی](https://github.com/cs-internship/cs-internship-spec/blob/master/processes/documents/Managing%20Operation%20Decision%20Making%20Meeting%20--fa.md)» مراجعه کنید. ## شرح جزئیات موضوعاتی که در جلسات تصمیم‌گیری عملیاتی مطرح می‌شوند، می‌توانند شامل تمام سوالات، ابهامات یا دغدغه‌هایی باشند که منتورها در حین انجام تسک‌های خود در طول اسپرینت با آن‌ها مواجه می‌شوند. همچنین این موضوعات می‌توانند شامل اطلاع‌رسانی‌هایی درباره ایجاد یا به‌روزرسانی یک فرآیند نیز باشند. به‌طور کلی، هر مسئله‌ای مرتبط با فرآیندها، مکانیزم‌ها یا سیاست‌های برنامه می‌تواند در این جلسات توسط هر یک از شرکت‌کنندگان، صرف‌نظر از سطح منتوری آن‌ها، مطرح شود. -هر منتور می‌تواند بسته به نوع و ضرورت موضوع، روش مناسبی را برای مطرح‌کردن آن انتخاب کند. برای مثال، ممکن است موضوع را به‌صورت مستقیم با سایر منتورها در میان بگذارد، در گروه تلگرامی منتورها مطرح کند، یا آن را به‌عنوان یک موضوع رسمی در جلسه تصمیم‌گیری عملیاتی مطرح نماید. در این مستند، تمرکز بر نحوه طرح موضوعات در جلسات تصمیم‌گیری عملیاتی خواهد بود. - -با توجه به اینکه این جلسات دارای ساختاری مشخص برای اداره شدن هستند، ضروری‌ست افرادی که قصد دارند سوالات یا دغدغه‌های خود را در این جلسات مطرح کنند، موضوعات خود را به‌شکلی منظم و ساختاریافته ثبت نمایند. این کار به مدیر جلسه کمک می‌کند تا کنترل بهتری بر روند جلسه داشته باشد و بتواند زمان مناسبی را به هر موضوع اختصاص دهد. همچنین، این شیوه باعث می‌شود موضوعات به‌صورت مؤثرتر و شفاف‌تر مطرح و بررسی شوند. - -بر همین اساس، فرآیندی طراحی شده است تا مدیر جلسه، ضمن رسیدگی به گزارش‌های هفتگی منتورها و برنامه‌ریزی اسپرینت آینده، فضایی برای گفتگو درباره دغدغه‌ها و اطلاع‌رسانی‌های زنده فراهم کند. این فضا به بهبود کیفیت انتقال اطلاعات و افزایش اثربخشی گفت‌وگوها کمک می‌کند. - -- [فرآیند نحوه مطرح کردن سوالات یا موضوعات در جلسات تصمیم‌گیری عملیاتی](#فرآیند-نحوه-مطرح-کردن-سوالات-یا-موضوعات-در-جلسات-تصمیمگیری-عملیاتی) - - [مقدمه](#مقدمه) - - [مخاطب](#مخاطب) - - [معرفی موضوع](#معرفی-موضوع) - - [شرح جزئیات](#شرح-جزئیات) - - [ایجاد صفحه موضوعات باز برای اسپرینت جدید](#ایجاد-صفحه-موضوعات-باز-برای-اسپرینت-جدید) - - [ثبت موضوعات در صفحه‌ی موضوعات باز اسپرینت جاری](#ثبت-موضوعات-در-صفحهی-موضوعات-باز-اسپرینت-جاری) - - [مطرح کردن موضوعات در جلسه اسپرینت عملیاتی](#مطرح-کردن-موضوعات-در-جلسه-اسپرینت-عملیاتی) - - [مشخص کردن وضعیت تمام موضوعات ثبت شده](#مشخص-کردن-وضعیت-تمام-موضوعات-ثبت-شده) - - [آرشیو کردن صفحه موضوعات اسپرینت گذشته](#آرشیو-کردن-صفحه-موضوعات-اسپرینت-گذشته) - - [آموزش‌دهنده‌ها](#آموزشدهندهها) - - [نحوه آموزش](#نحوه-آموزش) - - [واژه‌نامه](#واژهنامه) - ### ایجاد صفحه موضوعات باز برای اسپرینت جدید مدیر جلسه موظف است پیش از برگزاری جلسه عملیاتی و هم‌زمان با آماده‌سازی بورد Azure (ایجاد بک‌لاگ‌های مربوط به اسپرینت جدید)، صفحه‌ی «موضوعات باز» را برای اسپرینت جدید در OneNote ایجاد کند. این صفحه در بخش [Open Topics](https://onedrive.live.com/view.aspx?resid=A9B215A332F3E600%21392628&id=documents&wd=target%28Team%20Operations%2FMeetings%2FOpen%20Topics.one%7C3E383320-7159-45AB-8B7C-37B212E2410D%2F%29) مربوط به اسپرینت عملیاتی قرار می‌گیرد. برای این کار، مدیر جلسه از دکمه‌ی Add Page در OneNote استفاده می‌کند و یک نسخه از قالب صفحه‌ی موضوعات باز اسپرینت عملیاتی را کپی می‌کند. تصویر ۱، نمونه‌ای از این قالب را نشان می‌دهد. -صفحه‌ی جدید دارای عنوان پیش‌فرضی است که شامل عباراتی در داخل {} می‌باشد. مدیر جلسه باید این بخش‌ها را متناسب با شماره اسپرینت جدید و نام تیم عملیاتی به‌روزرسانی کند. - -برای مثال، مدیر اسپرینت عملیاتی اسپرینت ۱۸۱، پس از بررسی تسک‌های منتورها در برد Azure اسپرینت ۱۸۰، اقدام به بررسی تسک‌های مربوط به اسپرینت پیشِ‌رو یعنی ۱۸۱ می‌کند. سپس، وان‌نوت برنامه را باز کرده و از بخش مربوط به اسپرینت عملیاتی، صفحه‌ی موضوعات باز اسپرینت ۱۸۰ (مربوط به تیم خود) را مرور می‌کند. - در پایان اسپرینت، مدیر جلسه باید ستون‌های مربوط به وضعیت نهایی و خلاصه‌ی نتایج هر موضوع را در مقابل آن کامل کرده و سپس صفحه‌ی مربوطه را به بخش Open Topic Archive منتقل کند. ![image](https://github.com/user-attachments/assets/0ff8d307-01fa-4b29-aba6-db04afa61306) @@ -61,12 +35,6 @@ ### ثبت موضوعات در صفحه‌ی موضوعات باز اسپرینت جاری -منتورهای برنامه **CS Internship** ممکن است در طول اسپرینت با سوالات، دغدغه‌ها یا نیازهایی برای اطلاع‌رسانی عمومی مواجه شوند. برای مطرح‌کردن این موضوعات، منتورها می‌توانند از روش‌های مختلفی استفاده کنند، مانند: - -- پرسش مستقیم از منتورهای برنامه -- طرح موضوع در گروه تلگرامی منتورها -- ثبت و مطرح‌کردن آن در جلسه‌ی تصمیم‌گیری عملیاتی - در صورتی که نیاز باشد موضوعی در جلسه‌ی تصمیم‌گیری عملیاتی مطرح شود، ضروری است فرد مطرح‌کننده، **قبل از شروع جلسه**، سوال یا دغدغه‌ی خود را به‌عنوان یک *موضوع باز* در جدول موضوعات باز اسپرینت جاری در **وان‌نوت برنامه** ثبت کند. برای ثبت یک موضوع باز، لازم است **تمامی ستون‌های مشخص‌شده در جدول** به‌درستی تکمیل شوند. در ادامه نحوه‌ی پر کردن هر ستون توضیح داده می‌شود: @@ -97,16 +65,8 @@ معمولا نحوه بررسی موضوعات باز ثبت شده در یک جدول بر اساس ترتیب ثبت آن‌ها در جدول است. اما ممکن است با توجه به اولویت برخی از موضوعات، مدیر جلسه تصمیم بگیرد که موضوعات را بدون در نظر گرفتن ترتیب ثبت شده در جدول، مطرح کند. با توجه به تعداد موضوعات باز مطرح شده در جدول برای یک اسپرینت، ممکن است زمانی برای بررسی یک موضوع باز تخصیص داده نشود. در این صورت مطرح‌کننده موضوع باز، با توجه به اهمیت و اولویت موضوع خود، لازم است قبل از شروع جلسه عملیاتی مدیر جلسه را متقاعد کند تا حتما زمان لازم را برای مطرح کردن موضوع باز خود در نظر بگیرد. -اگر موضوعی باشد که هیچ زمانی برای آن در جلسه عملیاتی تخصیص داده نشود، پیگیری آن به عهده خود مطرح کننده است. برای مثال مطرح‌کننده می‌تواند دوباره موضوع خود را در جدول مربوط به موضوعات باز اسپرینت بعد ثبت کند یا می‌تواند موضوع خود را در گروه تلگرامی منتورها بیان کند یا اینکه به صورت مستقیم با منتورهای برنامه در میان بگذارد. - -اگر مطرح‌کننده موضوع باز بخواهد سوال خود را در جلسه تصمیم‌گیری عملیاتی چند اسپرینت بعد مطرح کند، در صورتی که صفحه OneNote موضوعات باز برای اسپرینت مورد نظر ایجاد نشده باشد، لازم است شخص مطرح‌کننده خودش آن صفحه را ایجاد نماید و موضوع باز خود را در آن ثبت کند. - ### مشخص کردن وضعیت تمام موضوعات ثبت شده -در این بخش از مستند به نحوه‌ی رسیدگی به موضوعات باز مطرح‌شده توسط مدیر جلسه‌ی عملیاتی می‌پردازیم. مدیر جلسه‌ی عملیاتی می‌تواند بر اساس تشخیص خود، هیچ‌کدام از موضوعات باز ثبت‌شده در جدول را بررسی نکند یا تعدادی از آن‌ها را که از نظر خود دارای اولویت بالاتری هستند، انتخاب کرده و زمانی را به آن‌ها اختصاص دهد. اگر هیچ اولویتی از نظر مدیر جلسه مطرح نباشد، ترتیب پیش‌فرض برای رسیدگی به موضوعات باز بر اساس ترتیب ثبت‌شده آن‌ها در جدول موضوعات باز خواهد بود. - -هنگامی که مدیر جلسه یک موضوع باز را برای رسیدگی انتخاب می‌کند، زمان تقریبی ثبت‌شده در جدول موضوعات باز را برای آن موضوع در نظر می‌گیرد. سپس مدیر جلسه از مطرح‌کننده درخواست می‌کند تا توضیحی در مورد موضوع باز ارائه دهد. این توضیح باید شامل شرح مختصری از مسئله و بررسی‌های انجام‌شده برای یافتن پاسخ، مانند صحبت با منتورها یا ارجاع به مستندات مطالعه‌شده باشد. - پس از طرح مسئله توسط مطرح‌کننده، ممکن است وضعیت‌های مختلفی برای موضوع مطرح‌شده ایجاد شود که در ادامه به توضیح این وضعیت‌ها خواهیم پرداخت: ۱- **اگر فرآیندی برای موضوع مطرح‌شده وجود داشته باشد:** هر یک از اعضای جلسه که از آن فرآیند اطلاع دارند، می‌توانند با اشاره به نام مستند، از فرد مطرح‌کننده بخواهند مستند را مطالعه کند. در این صورت، در ستون وضعیت سؤال، گزینه‌ی **«مطرح شد و به نتیجه رسید»** انتخاب می‌شود. @@ -125,9 +85,7 @@ مدیر جلسه پس از رسیدگی به موضوعات ثبت‌شده در صفحه موضوعات باز، این صفحه را به قسمت آرشیو صفحات موضوعات باز منتقل می‌کند و صفحه موضوعات باز اسپرینت جدید را ایجاد می‌کند. -اگر صفحه موضوعات باز خالی باشد و هیچ سوالی در این جدول ثبت نشده باشد، نیازی به انتقال آن به قسمت آرشیو و ایجاد صفحه جدید نیست. در این حالت، تنها کافی است شماره اسپرینت در عنوان صفحه با شماره اسپرینت بعدی جایگزین شود. - -بر اساس مثالی که در بخش [ایجاد صفحه موضوعات اسپرینت جاری توسط مدیر جلسه عملیاتی](#_ایجاد_صفحه_موضوعات_1) مطرح گردید، مدیر جلسه عملیاتی ۱۸۱، **قبل** از شروع جلسه عملیاتی ۱۸۱، صفحه موضوعات باز جلسه عملیاتی ۱۸۰ تیم خود را در بخش [Open Topics](https://onedrive.live.com/view.aspx?resid=A9B215A332F3E600%21392628&id=documents&wd=target%28Team%20Operations%2FMeetings%2FOpen%20Topics.one%7C3E383320-7159-45AB-8B7C-37B212E2410D%2F%29) مشاهده می‌کند. سپس مدیر جلسه ۱۸۱، سوالات صفحه ۱۸۰ را در حین جلسه بررسی کرده و در انتها، صفحه موضوعات باز جلسه عملیاتی ۱۸۰ تیم خود را که در حین برگزاری جلسه مورد بررسی قرار داده است، آرشیو می‌کند. پس از آن، مدیر جلسه عملیاتی ۱۸۱، صفحه موضوعات باز جلسه عملیاتی ۱۸۱ تیم خود را ایجاد می‌نماید. +بر اساس مثالی که در بخش [ایجاد صفحه موضوعات اسپرینت جاری توسط مدیر جلسه عملیاتی](#ایجاد-صفحه-موضوعات-باز-برای-اسپرینت-جدید) مطرح گردید، مدیر جلسه عملیاتی ۱۸۱، **قبل** از شروع جلسه عملیاتی ۱۸۱، صفحه موضوعات باز جلسه عملیاتی ۱۸۰ تیم خود را در بخش [Open Topics](https://onedrive.live.com/view.aspx?resid=A9B215A332F3E600%21392628&id=documents&wd=target%28Team%20Operations%2FMeetings%2FOpen%20Topics.one%7C3E383320-7159-45AB-8B7C-37B212E2410D%2F%29) مشاهده می‌کند. سپس مدیر جلسه ۱۸۱، سوالات صفحه ۱۸۰ را در حین جلسه بررسی کرده و در انتها، صفحه موضوعات باز جلسه عملیاتی ۱۸۰ تیم خود را که در حین برگزاری جلسه مورد بررسی قرار داده است، آرشیو می‌کند. پس از آن، مدیر جلسه عملیاتی ۱۸۱، صفحه موضوعات باز جلسه عملیاتی ۱۸۱ تیم خود را ایجاد می‌نماید. برای آرشیو صفحات موضوعات باز، صفحه مورد نظر را انتخاب کرده و به بخش [Topic Archive](https://onedrive.live.com/view.aspx?resid=A9B215A332F3E600%21392628&id=documents&wd=target%28Team%20Operations%2FMeetings%2FTopic%20Archive.one%7CCCE5329B-FA07-4FB8-8096-06C3A730397D%2F%29) منتقل می‌کنیم و در بخش آرشیو، صفحه منتقل‌شده را در زیر تیم خود قرار می‌دهیم. @@ -137,7 +95,7 @@ ## نحوه آموزش -آموزش‌دهنده این سند، لازم است از مطالعه مستندات «[شرکت در جلسات تصمیم‌گیری عملیاتی](https://mehransystems.sharepoint.com/:b:/s/CSInternship/EfpWNg7NNjJDh8UKVeYp5CoBkToRGyU0OTbGLpysxikNDA?e=Kaa7nU)» و «[استاندارد مدیریت جلسات تصمیم‌گیری عملیاتی](https://mehransystems.sharepoint.com/:b:/s/CSInternship/Ecaf3cwnyQ1Mg0MkqEf1LAkBlGsfH3FqaB6S9gUfJF3q5A?e=vHBdpW)» توسط مخاطب این سند اطمینان حاصل کند. زیرا درک صحیح موارد گفته‌شده در این سند، بر مبنای اطلاعات ارائه‌شده از شیوه شرکت و استاندارد برگزاری جلسات تصمیم‌گیری عملیاتی است. +آموزش‌دهنده این سند، لازم است از مطالعه مستندات «[شرکت در جلسات تصمیم‌گیری عملیاتی](https://github.com/cs-internship/cs-internship-spec/blob/master/processes/documents/Attend%20Operational%20Meetings%20--fa.md)» و «[استاندارد مدیریت جلسات تصمیم‌گیری عملیاتی](https://github.com/cs-internship/cs-internship-spec/blob/master/processes/documents/Managing%20Operation%20Decision%20Making%20Meeting%20--fa.md)» توسط مخاطب این سند اطمینان حاصل کند. زیرا درک صحیح موارد گفته‌شده در این سند، بر مبنای اطلاعات ارائه‌شده از شیوه شرکت و استاندارد برگزاری جلسات تصمیم‌گیری عملیاتی است. به علاوه نیاز است که آموزش‌دهنده مستند بر انتخاب عنوان درست برای «موضوع باز» تاکید کند. عنوان هر «موضوع باز» علاوه بر کوتاه بودن باید بیان‌کننده مسئله اصلی باشد.