Update Document: How to Ask Questions or Talk about Topics in Operation Decision Making Meetings #263
Conversation
…ion Decision Making Meetings --fa.md to Process for Raising Questions or Topics in Operational Meetings --fa.md تا ابتدای شرح جزئیات
…s --fa.md update all document
…s --fa.md update2
…s --fa.md update3
…s --fa.md update4
processes/documents/Process for Raising Questions or Topics in Operational Meetings --fa.md
Outdated
Show resolved
Hide resolved
|
|
||
| ## مخاطب | ||
|
|
||
| مطالعه این مستند برای تمامی اعضای برنامه CS Internship که ممکن است نیاز داشته باشند سوال یا موضوعی را در جلسات تصمیم‌گیری عملیاتی مطرح کنند، ضروری است. بنابراین، تمام شرکت‌کنندگان در این جلسات باید با فرآیند مطرح‌کردن موضوعات آشنا باشند تا بتوانند آن را به درستی انجام دهند. همچنین، این مستند می‌تواند برای افرادی که علاقه‌مند به آشنایی با شیوه اجرای این فرآیند در برنامه CS Internship هستند، مفید باشد. |
There was a problem hiding this comment.
این قسمت رو در حد پیشنهاد می خوام بگم : اگه یکم کوتاه باشه که برای کیا است بهتر نمیشه؟ چون اسم داکیومنت میگه برا چیه و تو مقدمه هم گفته شده فکر نکنم دیگه نیازی باشه که دوباره اینجا بگیم"مطالعه این مستند برای تمامی اعضای برنامه CS Internship که ممکن است نیاز داشته باشند سوال یا موضوعی را در جلسات تصمیم‌گیری عملیاتی مطرح کنند، ضروری است"
درهمین حد بگیم که برای همه افراد حاضر در جلسات CS-Internship (اعم از منتورها، اینترن‌ها و افراد مسئول در تیم عملیاتی). فکر کنم کافی باشه :)
There was a problem hiding this comment.
ممکنه یکی قسمت بالایی رو نخونه و بیاد مستقیم مخاطب رو بخونه که ببینه به کارش میاد یا نه. به نظرم همین طوری بمونه
Ali-Sdg90
left a comment
Ali-Sdg90
left a comment
There was a problem hiding this comment.
سلام فائقه @faeghehmohammadian
داکیومنتت رو ریویو کردم. خیلی خوب شده. سعی کردم شاخ و برگ اضافی داکیومنت رو حذف کنم. خیلی پروسه ساده ای رو داره توضیح میده. لازم نیست موارد با این دقت توضیح داده بشه.
عموم کامنتام فقط پیشنهاد برای حذف هست. لطفا اینارو بررسی کن. مرسی
|
|
||
| ## معرفی موضوع | ||
|
|
||
| برای پیشبرد برنامه CS Internship، فرآیندهای مختلفی طراحی شده است که هرکدام وظایف خاص خود را دارند. در هر جلسه تصمیم‌گیری عملیاتی، اعضای برنامه از جمله کارآموزمنتورها، دستیارمنتورها و منتورها مسئول انجام وظایفی در هفته بعد می‌شوند. این جلسات یکی از اهدافشان بررسی وضعیت وظایف محول شده به اعضا است. |
There was a problem hiding this comment.
این پاراگراف به نظرم اضافس و میتونه حذف بشه
There was a problem hiding this comment.
اره توضیح اضافه بود.
حذف شد
|
|
||
| موضوعاتی که در جلسات تصمیم‌گیری عملیاتی مطرح می‌شوند، می‌توانند شامل تمام سوالات، ابهامات یا دغدغه‌هایی باشند که منتورها در حین انجام تسک‌های خود در طول اسپرینت با آن‌ها مواجه می‌شوند. همچنین این موضوعات می‌توانند شامل اطلاع‌رسانی‌هایی درباره ایجاد یا به‌روزرسانی یک فرآیند نیز باشند. به‌طور کلی، هر مسئله‌ای مرتبط با فرآیندها، مکانیزم‌ها یا سیاست‌های برنامه می‌تواند در این جلسات توسط هر یک از شرکت‌کنندگان، صرف‌نظر از سطح منتوری آن‌ها، مطرح شود. | ||
|
|
||
| هر منتور می‌تواند بسته به نوع و ضرورت موضوع، روش مناسبی را برای مطرح‌کردن آن انتخاب کند. برای مثال، ممکن است موضوع را به‌صورت مستقیم با سایر منتورها در میان بگذارد، در گروه تلگرامی منتورها مطرح کند، یا آن را به‌عنوان یک موضوع رسمی در جلسه تصمیم‌گیری عملیاتی مطرح نماید. در این مستند، تمرکز بر نحوه طرح موضوعات در جلسات تصمیم‌گیری عملیاتی خواهد بود. |
There was a problem hiding this comment.
کل این قسمت:
هر منتور می‌تواند بسته به نوع و ضرورت موضوع، روش مناسبی را برای مطرح‌کردن آن انتخاب کند. برای مثال، ممکن است موضوع را به‌صورت مستقیم با سایر منتورها در میان بگذارد، در گروه تلگرامی منتورها مطرح کند، یا آن را به‌عنوان یک موضوع رسمی در جلسه تصمیم‌گیری عملیاتی مطرح نماید. در این مستند، تمرکز بر نحوه طرح موضوعات در جلسات تصمیم‌گیری عملیاتی خواهد بود.
با توجه به اینکه این جلسات دارای ساختاری مشخص برای اداره شدن هستند، ضروری‌ست افرادی که قصد دارند سوالات یا دغدغه‌های خود را در این جلسات مطرح کنند، موضوعات خود را به‌شکلی منظم و ساختاریافته ثبت نمایند. این کار به مدیر جلسه کمک می‌کند تا کنترل بهتری بر روند جلسه داشته باشد و بتواند زمان مناسبی را به هر موضوع اختصاص دهد. همچنین، این شیوه باعث می‌شود موضوعات به‌صورت مؤثرتر و شفاف‌تر مطرح و بررسی شوند.
بر همین اساس، فرآیندی طراحی شده است تا مدیر جلسه، ضمن رسیدگی به گزارش‌های هفتگی منتورها و برنامه‌ریزی اسپرینت آینده، فضایی برای گفتگو درباره دغدغه‌ها و اطلاع‌رسانی‌های زنده فراهم کند. این فضا به بهبود کیفیت انتقال اطلاعات و افزایش اثربخشی گفت‌وگوها کمک می‌کند.
فرآیند نحوه مطرح کردن سوالات یا موضوعات در جلسات تصمیم‌گیری عملیاتی
مقدمه
مخاطب
معرفی موضوع
شرح جزئیات
ایجاد صفحه موضوعات باز برای اسپرینت جدید
ثبت موضوعات در صفحه‌ی موضوعات باز اسپرینت جاری
مطرح کردن موضوعات در جلسه اسپرینت عملیاتی
مشخص کردن وضعیت تمام موضوعات ثبت شده
آرشیو کردن صفحه موضوعات اسپرینت گذشته
آموزش‌دهنده‌ها
نحوه آموزش
واژه‌نامه
به نظرت اضافس و میتونه حذف بشه
|
|
||
| صفحه‌ی جدید دارای عنوان پیش‌فرضی است که شامل عباراتی در داخل {} می‌باشد. مدیر جلسه باید این بخش‌ها را متناسب با شماره اسپرینت جدید و نام تیم عملیاتی به‌روزرسانی کند. | ||
|
|
||
| برای مثال، مدیر اسپرینت عملیاتی اسپرینت ۱۸۱، پس از بررسی تسک‌های منتورها در برد Azure اسپرینت ۱۸۰، اقدام به بررسی تسک‌های مربوط به اسپرینت پیشِ‌رو یعنی ۱۸۱ می‌کند. سپس، وان‌نوت برنامه را باز کرده و از بخش مربوط به اسپرینت عملیاتی، صفحه‌ی موضوعات باز اسپرینت ۱۸۰ (مربوط به تیم خود) را مرور می‌کند. |
There was a problem hiding this comment.
این پاراگراف به نظرم اضافس و میتونه حذف بشه
|
|
||
| ### ثبت موضوعات در صفحه‌ی موضوعات باز اسپرینت جاری | ||
|
|
||
| منتورهای برنامه **CS Internship** ممکن است در طول اسپرینت با سوالات، دغدغه‌ها یا نیازهایی برای اطلاع‌رسانی عمومی مواجه شوند. برای مطرح‌کردن این موضوعات، منتورها می‌توانند از روش‌های مختلفی استفاده کنند، مانند: |
There was a problem hiding this comment.
کل قسمت:
»
منتورهای برنامه CS Internship ممکن است در طول اسپرینت با سوالات، دغدغه‌ها یا نیازهایی برای اطلاع‌رسانی عمومی مواجه شوند. برای مطرح‌کردن این موضوعات، منتورها می‌توانند از روش‌های مختلفی استفاده کنند، مانند:
پرسش مستقیم از منتورهای برنامه
طرح موضوع در گروه تلگرامی منتورها
ثبت و مطرح‌کردن آن در جلسه‌ی تصمیم‌گیری عملیاتی
در صورتی که نیاز باشد موضوعی در جلسه‌ی تصمیم‌گیری عملیاتی مطرح شود، ضروری است فرد مطرح‌کننده، قبل از شروع جلسه، سوال یا دغدغه‌ی خود را به‌عنوان یک موضوع باز در جدول موضوعات باز اسپرینت جاری در وان‌نوت برنامه ثبت کند.
برای ثبت یک موضوع باز، لازم است تمامی ستون‌های مشخص‌شده در جدول به‌درستی تکمیل شوند. در ادامه نحوه‌ی پر کردن هر ستون توضیح داده می‌شود:
»
اضافس به نظرم و میتونه حذف بشه
There was a problem hiding this comment.
منتورهای برنامه CS Internship ممکن است در طول اسپرینت با سوالات، دغدغه‌ها یا نیازهایی برای اطلاع‌رسانی عمومی مواجه شوند. برای مطرح‌کردن این موضوعات، منتورها می‌توانند از روش‌های مختلفی استفاده کنند، مانند:
پرسش مستقیم از منتورهای برنامه
طرح موضوع در گروه تلگرامی منتورها
ثبت و مطرح‌کردن آن در جلسه‌ی تصمیم‌گیری عملیاتی
به نظرم فقط این قسمت میتونه نباشه چون بقیه اش داره فرایند رو توضیح میده
| ۶- **خلاصه نتایج و تسک‌های مشخص‌شده:** مدیر جلسه در حین یا پس از جلسه، خلاصه‌ای از نتیجه‌ی گفت‌وگو پیرامون هر موضوع را در این ستون وارد می‌کند. همچنین تمام تسک‌ها، تصمیمات و تغییراتی که در نتیجه‌ی بحث به دست آمده‌اند نیز در این بخش ثبت می‌شود. | ||
|
|
||
|
|
||
| ### مطرح کردن موضوعات در جلسه اسپرینت عملیاتی |
There was a problem hiding this comment.
کل این قسمت میتونه حذف بشه
مطرح کردن موضوعات در جلسه اسپرینت عملیاتی
در جلسه تصمیم‌گیری عملیاتی، مدیر جلسه، از مطرح‌کننده موضوعات باز می‌خواهد تا در مورد موضوع خود صحبت کند. در این صورت هر فرد در جلسه دغدغه خود را بیان و از مخاطبان حاضر در جلسه نظرسنجی می‌کند.
معمولا نحوه بررسی موضوعات باز ثبت شده در یک جدول بر اساس ترتیب ثبت آن‌ها در جدول است. اما ممکن است با توجه به اولویت برخی از موضوعات، مدیر جلسه تصمیم بگیرد که موضوعات را بدون در نظر گرفتن ترتیب ثبت شده در جدول، مطرح کند. با توجه به تعداد موضوعات باز مطرح شده در جدول برای یک اسپرینت، ممکن است زمانی برای بررسی یک موضوع باز تخصیص داده نشود. در این صورت مطرح‌کننده موضوع باز، با توجه به اهمیت و اولویت موضوع خود، لازم است قبل از شروع جلسه عملیاتی مدیر جلسه را متقاعد کند تا حتما زمان لازم را برای مطرح کردن موضوع باز خود در نظر بگیرد.
اگر موضوعی باشد که هیچ زمانی برای آن در جلسه عملیاتی تخصیص داده نشود، پیگیری آن به عهده خود مطرح کننده است. برای مثال مطرح‌کننده می‌تواند دوباره موضوع خود را در جدول مربوط به موضوعات باز اسپرینت بعد ثبت کند یا می‌تواند موضوع خود را در گروه تلگرامی منتورها بیان کند یا اینکه به صورت مستقیم با منتورهای برنامه در میان بگذارد.
اگر مطرح‌کننده موضوع باز بخواهد سوال خود را در جلسه تصمیم‌گیری عملیاتی چند اسپرینت بعد مطرح کند، در صورتی که صفحه OneNote موضوعات باز برای اسپرینت مورد نظر ایجاد نشده باشد، لازم است شخص مطرح‌کننده خودش آن صفحه را ایجاد نماید و موضوع باز خود را در آن ثبت کند.
کل این قسمت میتونه حذف بشه
There was a problem hiding this comment.
اگر موضوعی باشد که هیچ زمانی برای آن در جلسه عملیاتی تخصیص داده نشود، پیگیری آن به عهده خود مطرح کننده است. برای مثال مطرح‌کننده می‌تواند دوباره موضوع خود را در جدول مربوط به موضوعات باز اسپرینت بعد ثبت کند یا می‌تواند موضوع خود را در گروه تلگرامی منتورها بیان کند یا اینکه به صورت مستقیم با منتورهای برنامه در میان بگذارد.
اگر مطرح‌کننده موضوع باز بخواهد سوال خود را در جلسه تصمیم‌گیری عملیاتی چند اسپرینت بعد مطرح کند، در صورتی که صفحه OneNote موضوعات باز برای اسپرینت مورد نظر ایجاد نشده باشد، لازم است شخص مطرح‌کننده خودش آن صفحه را ایجاد نماید و موضوع باز خود را در آن ثبت کند.
به نظرم فقط این دوتا پاراگراف اضافی
|
|
||
| ### مشخص کردن وضعیت تمام موضوعات ثبت شده | ||
|
|
||
| در این بخش از مستند به نحوه‌ی رسیدگی به موضوعات باز مطرح‌شده توسط مدیر جلسه‌ی عملیاتی می‌پردازیم. مدیر جلسه‌ی عملیاتی می‌تواند بر اساس تشخیص خود، هیچ‌کدام از موضوعات باز ثبت‌شده در جدول را بررسی نکند یا تعدادی از آن‌ها را که از نظر خود دارای اولویت بالاتری هستند، انتخاب کرده و زمانی را به آن‌ها اختصاص دهد. اگر هیچ اولویتی از نظر مدیر جلسه مطرح نباشد، ترتیب پیش‌فرض برای رسیدگی به موضوعات باز بر اساس ترتیب ثبت‌شده آن‌ها در جدول موضوعات باز خواهد بود. |
There was a problem hiding this comment.
این پاراگراف به نظرم اضافس و میتونه حذف بشه
|
|
||
| در این بخش از مستند به نحوه‌ی رسیدگی به موضوعات باز مطرح‌شده توسط مدیر جلسه‌ی عملیاتی می‌پردازیم. مدیر جلسه‌ی عملیاتی می‌تواند بر اساس تشخیص خود، هیچ‌کدام از موضوعات باز ثبت‌شده در جدول را بررسی نکند یا تعدادی از آن‌ها را که از نظر خود دارای اولویت بالاتری هستند، انتخاب کرده و زمانی را به آن‌ها اختصاص دهد. اگر هیچ اولویتی از نظر مدیر جلسه مطرح نباشد، ترتیب پیش‌فرض برای رسیدگی به موضوعات باز بر اساس ترتیب ثبت‌شده آن‌ها در جدول موضوعات باز خواهد بود. | ||
|
|
||
| هنگامی که مدیر جلسه یک موضوع باز را برای رسیدگی انتخاب می‌کند، زمان تقریبی ثبت‌شده در جدول موضوعات باز را برای آن موضوع در نظر می‌گیرد. سپس مدیر جلسه از مطرح‌کننده درخواست می‌کند تا توضیحی در مورد موضوع باز ارائه دهد. این توضیح باید شامل شرح مختصری از مسئله و بررسی‌های انجام‌شده برای یافتن پاسخ، مانند صحبت با منتورها یا ارجاع به مستندات مطالعه‌شده باشد. |
There was a problem hiding this comment.
این پاراگراف به نظرم اضافس و میتونه حذف بشه
|
|
||
| اگر صفحه موضوعات باز خالی باشد و هیچ سوالی در این جدول ثبت نشده باشد، نیازی به انتقال آن به قسمت آرشیو و ایجاد صفحه جدید نیست. در این حالت، تنها کافی است شماره اسپرینت در عنوان صفحه با شماره اسپرینت بعدی جایگزین شود. | ||
|
|
||
| بر اساس مثالی که در بخش [ایجاد صفحه موضوعات اسپرینت جاری توسط مدیر جلسه عملیاتی](#_ایجاد_صفحه_موضوعات_1) مطرح گردید، مدیر جلسه عملیاتی ۱۸۱، **قبل** از شروع جلسه عملیاتی ۱۸۱، صفحه موضوعات باز جلسه عملیاتی ۱۸۰ تیم خود را در بخش [Open Topics](https://onedrive.live.com/view.aspx?resid=A9B215A332F3E600%21392628&id=documents&wd=target%28Team%20Operations%2FMeetings%2FOpen%20Topics.one%7C3E383320-7159-45AB-8B7C-37B212E2410D%2F%29) مشاهده می‌کند. سپس مدیر جلسه ۱۸۱، سوالات صفحه ۱۸۰ را در حین جلسه بررسی کرده و در انتها، صفحه موضوعات باز جلسه عملیاتی ۱۸۰ تیم خود را که در حین برگزاری جلسه مورد بررسی قرار داده است، آرشیو می‌کند. پس از آن، مدیر جلسه عملیاتی ۱۸۱، صفحه موضوعات باز جلسه عملیاتی ۱۸۱ تیم خود را ایجاد می‌نماید. |
There was a problem hiding this comment.
این پاراگراف به نظرم اضافس و میتونه حذف بشه
There was a problem hiding this comment.
اینا توضیحات آرشیو هست دیگه.
|
|
||
| ## نحوه آموزش | ||
|
|
||
| آموزش‌دهنده این سند، لازم است از مطالعه مستندات «[شرکت در جلسات تصمیم‌گیری عملیاتی](https://mehransystems.sharepoint.com/:b:/s/CSInternship/EfpWNg7NNjJDh8UKVeYp5CoBkToRGyU0OTbGLpysxikNDA?e=Kaa7nU)» و «[استاندارد مدیریت جلسات تصمیم‌گیری عملیاتی](https://mehransystems.sharepoint.com/:b:/s/CSInternship/Ecaf3cwnyQ1Mg0MkqEf1LAkBlGsfH3FqaB6S9gUfJF3q5A?e=vHBdpW)» توسط مخاطب این سند اطمینان حاصل کند. زیرا درک صحیح موارد گفته‌شده در این سند، بر مبنای اطلاعات ارائه‌شده از شیوه شرکت و استاندارد برگزاری جلسات تصمیم‌گیری عملیاتی است. |
There was a problem hiding this comment.
لینک این موارد به شیرپوینت هست. لینک گیتهابش رو اینجا لازمه گذاشته بشه
|
|
||
| اگر در طول هفته، اعضا با سوالات یا ابهاماتی مواجه شوند یا ایده‌هایی برای بهبود فرآیندها داشته باشند، می‌توانند آن‌ها را به عنوان موضوعات باز در جلسات مطرح کنند. هدف از این فرآیند، رفع سریع مشکلات و ابهامات و انجام اصلاحات لازم در فرآیندها است. | ||
|
|
||
| برای کسب اطلاعات دقیق‌تر از نحوه برگزاری جلسات تصمیم‌گیری عملیاتی، می‌توانید به مستندهای «[شرکت در جلسات تصمیم‌گیری عملیاتی](https://mehransystems.sharepoint.com/:b:/s/CSInternship/EfpWNg7NNjJDh8UKVeYp5CoBkToRGyU0OTbGLpysxikNDA?e=iebatC)» و «[استاندارد مدیریت جلسات تصمیم‌گیری عملیاتی](https://mehransystems.sharepoint.com/:b:/s/CSInternship/Ecaf3cwnyQ1Mg0MkqEf1LAkBlGsfH3FqaB6S9gUfJF3q5A?e=vHBdpW)» مراجعه کنید. |
There was a problem hiding this comment.
لینک به شیرپوینت هست و لازمه لینک گیتهابش اینجا گذاشته بشه
…s --fa.md اعمال کامنت ها
3 participants
عنوان جدید داکیومنت :
Process for Raising Questions or Topics in Operational Meetings